व्यवस्थित होने के लिए स्कैनर का उपयोग कैसे करें

स्कैनर का उपयोग करके व्यवस्थित कैसे करें

यहां कुछ चरण दिए गए हैं जिन्हें आप स्कैनर का उपयोग करके अपने व्यवसाय या घर को व्यवस्थित करने के लिए अपना सकते हैं। आपको एक डॉक्यूमेंट स्कैनर की आवश्यकता होगी। यह महंगा या फैंसी होने की आवश्यकता नहीं है। यदि आपके पास एक नहीं है, तो कुछ बेहतरीन खरीद के लिए फोटो स्कैनर और डॉक्यूमेंट स्कैनर की इन समीक्षाओं से शुरू करें।

यदि आप एक अलग स्कैनर नहीं चाहते हैं, तो एक सस्ता ऑल-इन-वन प्रिंटर काम करेगा।

1. अपनी कागजी कार्रवाई देखें और तय करें कि क्या डिजिटाइज करना है

   अपनी कागजी कार्रवाई देखें और तय करें कि आप क्या डिजिटाइज कर सकते हैं और क्या सुरक्षित रूप से फेंक सकते हैं। इसमें कुछ समय लगेगा। यदि आवश्यक हो तो छोटे चरणों में काम करें।

2. डिजिटाइज करने से पहले फोल्डर और सबफोल्डर बनाएं

   अपनी फाइलों को डिजिटाइज करने से पहले, उन्हें स्टोर करने के लिए फोल्डर और सबफोल्डर बनाएं। उन श्रेणियों के बारे में सोचें जिनकी आपको आवश्यकता है, और प्रत्येक के लिए एक फोल्डर सेट करें। क्रेडिट कार्ड रसीदों को एक फोल्डर में रखें, कार बीमा कागजी कार्रवाई को दूसरे में। फोन बिल, किराने की रसीदें, घरेलू मरम्मत के बिल, आदि को अलग-अलग फोल्डर में रखा जा सकता है। प्रत्येक फोल्डर के भीतर, प्रत्येक वर्ष (या महीने) के लिए सबफोल्डर बनाएं। हर बार नई रसीद स्कैन होने पर सिस्टम को पुनर्व्यवस्थित करने की तुलना में एक व्यवस्थित सिस्टम से शुरू करना और नई कागजी कार्रवाई को सही फाइल में जोड़ना आसान है।

   विंडोज में नया फोल्डर बनाने के लिए, डेस्कटॉप पर राइट-क्लिक करें और नया > फोल्डर चुनें। नए फोल्डर के अंदर रहते हुए इस चरण को दोहराकर सबफोल्डर बनाएं। मैक में नया फोल्डर बनाने के लिए, फाइल > नया फोल्डर चुनें, या Shift+Command+N दबाएं।

3. सुनिश्चित करें कि OCR सॉफ्टवेयर इंस्टॉल है

   सुनिश्चित करें कि स्कैनर या प्रिंटर ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन (OCR) सॉफ्टवेयर के साथ आया है। यह आपको डॉक्यूमेंट को PDF फॉर्मेट में स्कैन करने और फाइलों को संपादित करने की अनुमति देता है। इस बात की अच्छी संभावना है कि अच्छा OCR सॉफ्टवेयर आपके विंडोज कंप्यूटर पर इंस्टॉल हो।

   यदि OCR सॉफ्टवेयर आपके कंप्यूटर पर इंस्टॉल नहीं है, तो ABBYY FineReader और Adobe Acrobat Pro DC लोकप्रिय विकल्प हैं।

4. अपने डॉक्यूमेंट स्कैन करें

   अपने डॉक्यूमेंट स्कैन करने का समय आ गया है। आप इसे वास्तव में कैसे करते हैं यह आपके द्वारा उपयोग किए जाने वाले स्कैनर और सॉफ्टवेयर के प्रकार पर निर्भर करता है।

   Lifewire के पास विंडोज और मैक पर डॉक्यूमेंट स्कैन करने के लिए गाइड हैं।

5. भौतिक कागजी कार्रवाई पर नियंत्रण रखें

   जब आप डॉक्यूमेंट डिजिटाइज कर लें, तो भौतिक कागजी कार्रवाई पर नियंत्रण रखें। सुनिश्चित करें कि आप हर बार नई रसीद या कागजी कार्रवाई मिलने पर स्वचालित रूप से डॉक्यूमेंट स्कैन करते हैं। अन्यथा, कागज फिर से ढेर होने लगेंगे।