एक्सेल के FILTER फंक्शन में मास्टर करें: डायनामिक डेटा फ़िल्टरिंग के लिए एक त्वरित गाइड

माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल में FILTER फंक्शन मास्टर करने के लिए सबसे महत्वपूर्ण फंक्शन्स में से एक है। इसके बिना, आपको आवश्यक डेटा ढूंढने में कठिनाई होगी। यहां एक्सेल में FILTER का उपयोग करने का एक क्रैश कोर्स है।

यह ध्यान रखना भी उपयोगी है कि फंक्शन MS एक्सेल में डेटा फ़िल्टर करने का एकमात्र तरीका नहीं है। आपके पास ऑटो फ़िल्टर और एडवांस्ड फ़िल्टर जैसे टूल हैं जो कुछ महत्वपूर्ण चेतावनियों के साथ समान चीज प्राप्त करते हैं जिन पर हम इस गाइड में चर्चा करेंगे।

FILTER फंक्शन क्या है?

फंक्शन्स या एक्सेल फॉर्मूला एक्सेल की रोटी और मक्खन हैं, जो आपको बड़े डेटासेट का औसत खोजने या बेल कर्व ग्राफ बनाने जैसी चीजें करने देते हैं। प्रत्येक फंक्शन का अपना सिंटैक्स होता है, जिसे आप आमतौर पर एक्सेल में केवल फंक्शन नाम दर्ज करके देख सकते हैं।

एक्सेल FILTER फंक्शन, जैसा कि नाम से पता चलता है, कुछ शर्तों के अनुसार एक निर्दिष्ट रेंज के मूल्यों को "फ़िल्टर" करने के लिए उपयोग किया जाता है। रेंज और उपयोग की जाने वाली शर्तों दोनों को फंक्शन के साथ दर्ज किया जाता है, जो इसे अत्यधिक अनुकूलन योग्य बनाता है।

सही पैरामीटर्स के साथ, आप पूरे स्प्रेडशीट को मैन्युअल रूप से मिलान करने वाली एंट्री खोजने के लिए देखे बिना सटीक जानकारी निकाल सकते हैं। और चूंकि आउटपुट एक सेल में समाहित होता है, आप गणना करने या ग्राफ में परिणामों को विज़ुअलाइज़ करने के लिए अधिक फंक्शन्स को चेन कर सकते हैं।

FILTER फंक्शन एडवांस्ड फ़िल्टर पर क्यों पसंद किया जाता है?

अधिकांश एक्सेल शुरुआती एक्सेल में बिल्ट-इन डेटा फ़िल्टरिंग टूल्स से चिपके रहते हैं बजाय फंक्शन के सिंटैक्स सीखने का प्रयास करने के। ऑटो फ़िल्टर सबसे आसान है, जो आपको मेनू-आधारित इंटरफेस से कॉलम को बाहर करने और फ़िल्टरिंग मानदंड सेट करने की अनुमति देता है। फिर एडवांस्ड फ़िल्टर है जिसमें जटिल फ़िल्टरिंग योजनाओं को लागू करने के लिए कई मानदंड लागू करने की क्षमता है।

तो फिर FILTER फंक्शन का उपयोग करने की जहमत क्यों उठाएं?

एक्सेल फंक्शन्स का उपयोग करने का मुख्य लाभ किसी अन्य प्रोग्राम के साथ मैन्युअल रूप से संचालन करने (किसी अन्य एक्सेल टूल या यहां तक कि किसी अन्य प्रोग्राम के साथ) पर यह है कि फंक्शन्स डायनामिक हैं। ऑटो फ़िल्टर या एडवांस्ड फ़िल्टर आपको वन-ऑफ परिणाम देते हैं जो सोर्स डेटा संशोधित होने पर नहीं बदलते। दूसरी ओर, FILTER फंक्शन, डेटा बदलने पर अपने परिणामों को तदनुसार अपडेट करता है।

FILTER फंक्शन सिंटैक्स

FILTER फॉर्मूला का सिंटैक्स काफी सीधा है:

=FILTER(array, include, [if_empty])

एक ऐरे स्प्रेडशीट का एक आयताकार सबसेट है, जिसे टॉप लेफ्ट सेल और बॉटम राइट सेल के बीच एक रेंज निर्दिष्ट करके इंगित किया जाता है। उदाहरण के लिए, A3:E10 कॉलम A से E और रो 3 से 10 से मिलकर एक ऐरे है।

अगला पैरामीटर केवल उपयोग किए जाने वाले मानदंड हैं, या अधिक तकनीकी रूप से एक बूलियन ऐरे। इसे सेल्स की एक रेंज के मूल्य का मूल्यांकन करने वाले एक एक्सप्रेशन के रूप में दर्ज किया जाता है (आमतौर पर एक कॉलम) जो TRUE या FALSE लौटाता है। उदाहरण के लिए, A3:A10="Pass" तब TRUE लौटाएगा जब सेल का मान दी गई स्ट्रिंग से मेल खाता है।

अंत में, आप FILTER फंक्शन द्वारा वापस किए जाने वाले मान को दर्ज कर सकते हैं जब कोई रो शर्तों से मेल नहीं खाता। यह "No Records Found" जैसा एक साधारण स्ट्रिंग हो सकता है।

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अब जब हम FILTER फंक्शन के सिंटैक्स को जानते हैं, तो आइए देखें कि वास्तव में स्प्रेडशीट में FILTER का उपयोग कैसे करें।

इस प्रदर्शन के लिए हम जिस नमूना डेटा का उपयोग कर रहे हैं उसमें A2 से F11 तक एक ऐरे है, जो दस छात्रों के बायोलॉजी स्कोर को सामान्य वितरण के साथ सारणीबद्ध करता है।

आइए उनकी परीक्षा स्कोर (D कॉलम में सूचीबद्ध) के आधार पर एंट्री फ़िल्टर करने के लिए एक फंक्शन लिखें और केवल उन्हीं को वापस करें जो 30 से नीचे स्कोर किए हैं। यह सिंटैक्स होना चाहिए:

=FILTER(A2:F11,D2:D11<30,"No Matches Found")

चूंकि फ़िल्टर्ड परिणाम ऐरे का एक सबसेट हैं, पर्याप्त स्पेस वाले सेल में फंक्शन का उपयोग करें। हम इसे मूल टेबल के नीचे करेंगे:

और हमें अपेक्षित परिणाम मिलते हैं। 30 से नीचे स्कोर वाली सभी एंट्री चुनी जाती हैं और उसी टेबल फॉर्मेट में प्रदर्शित होती हैं।

आप एक ही शर्त तक सीमित नहीं हैं। AND ऑपरेटर (*) का उपयोग करके, कई एक्सप्रेशन को एक पैरामीटर के रूप में चेन करें, एक अधिक जटिल फ़िल्टर बनाएं।

आइए एक फंक्शन बनाएं जो 30 और 70 अंकों के बीच की एंट्री लौटाता है। यहां सिंटैक्स और परिणाम हैं:

=FILTER(A2:F11,(D2:D11>30)*(D2:D11<70),"No Matches Found")

गैर-विशिष्ट मानदंडों के लिए, आप OR ऑपरेटर (+) का भी उपयोग कर सकते हैं। यह फ़िल्टर से मेल खाता है भले ही शामिल शर्तों में से केवल एक TRUE का मूल्यांकन करता हो।

निम्न सूत्र में, हम आउटलेयर्स को खोजने के लिए इसका उपयोग करते हैं, 15 से कम या 70 से अधिक परिणामों के लिए फ़िल्टर करके।

=FILTER(A2:F11,(D2:D11<30)+(D2:D11>70),"No Records Found")

अंत में, जब FILTER फंक्शन कुछ भी नहीं ढूंढता है तो वापस किए जाने वाले एकल मान या स्ट्रिंग के बजाय, आप हर कॉलम के लिए मान निर्दिष्ट कर सकते हैं ताकि आउटपुट हमेशा एक सुसंगत फॉर्मेट में रहे।

पहले, आइए एक ऐसी शर्त आज़माएं जिसे हम जानते हैं कि गलत है यह देखने के लिए कि यह डिफ़ॉल्ट रूप से कैसा दिखता है:

=FILTER(A2:F11,D2:D11>90,"No Matches Found")

जैसा कि आप देख सकते हैं, परिणाम में केवल एक स्ट्रिंग है, अपेक्षित फॉर्मेट के विपरीत। यह आमतौर पर कोई समस्या नहीं है जब तक कि आप परिणामों (या उनमें से कुछ मूल्यों) को किसी अन्य फॉर्मूला में फीड नहीं करना चाहते।
तो आइए ऐरे की एंट्री के समान फॉर्मेट में डिफ़ॉल्ट मान देने का प्रयास करें। हम इसे कर्ली ब्रेसेस में संलग्न कॉमा-सेपरेटेड मान निर्दिष्ट करके कर सकते हैं। जैसे:

=FILTER(A2:F11,D2:D11>90,{"No Record", "No Record", "No Record", 0})

यह हमें अधिक स्वीकार्य परिणाम देता है, स्प्रेडशीट के बाकी फॉर्मेट के अनुरूप।

क्या FILTER फंक्शन इसके लायक है?

यहां तक कि अगर आप केवल रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए MS एक्सेल का उपयोग करते हैं और कोई फैंसी गणना करने का इरादा नहीं रखते हैं, तो FILTER फंक्शन उन कुछ में से एक है जिसे आपको अभी भी देखना चाहिए।

क्योंकि एक बार जब आपकी वर्कबुक एक निश्चित आकार तक पहुंच जाती है, तो मैन्युअल रूप से डेटा ढूंढना दर्दनाक हो सकता है। और जबकि ऑटो फ़िल्टर और एडवांस्ड फ़िल्टर टूल्स उपयोगी हैं, लंबे समय में फंक्शन का उपयोग करना वास्तव में अधिक सुविधाजनक है क्योंकि परिणाम स्वयं अपडेट होते हैं और अन्य फंक्शन्स के साथ जोड़े जा सकते हैं।