Excel साफ-सुथरी छोटी टेबल्स, डेटा विश्लेषण, अद्भुत चार्ट्स, लॉजिक, नेस्टेड स्टेटमेंट्स आदि के साथ स्प्रेडशीट बनाने के लिए सबसे अच्छे टूल्स में से एक है। यह सब सैकड़ों फॉर्मूला और फंक्शन के कारण संभव है जो Excel के पास हैं। जितने उपयोगी और शक्तिशाली ये फीचर्स और फंक्शन हैं, हम में से ज्यादातर लोग बेसिक SUM फंक्शन को ही जानते हैं, लॉजिक और चार्ट बनाना तो दूर की बात है। यदि आप एक शुरुआती Excel उपयोगकर्ता हैं, तो यहां कुछ बेसिक, फिर भी बहुत उपयोगी, Excel फॉर्मूला हैं जिन्हें आपको जानना चाहिए।
1. SUM
SUM सबसे बुनियादी फॉर्मूला में से एक है जिसे आपको जानना चाहिए। जैसा कि आप फंक्शन के नाम से ही बता सकते हैं, यह दो या अधिक संख्याओं को जोड़ता है और परिणाम देता है। इस फंक्शन के बारे में अच्छी बात यह है कि आप या तो सीधे वास्तविक संख्याओं का उपयोग कर सकते हैं या सेल रेफरेंस का उपयोग कर सकते हैं ताकि आप रेंज के भीतर सभी संख्याओं को जोड़ सकें।
उदाहरण के लिए, मान लें कि आप सेल A1, A2, और A3 में संख्याओं को जोड़ना चाहते हैं और परिणाम को A4 में प्रदर्शित करना चाहते हैं। आप A4 सेल में नीचे दिए गए SUM फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं और Enter दबा सकते हैं।
=SUM(A1:A3)
चूंकि हम सेल रेफरेंस का उपयोग कर रहे हैं, A4 सेल में कुल A1 से A3 तक के मानों के अनुसार बदल जाएगा।
2. AVERAGE
Excel में AVERAGE फंक्शन आपको दो संख्याओं या संख्याओं की एक रेंज का औसत देता है। इस फंक्शन के लिए फॉर्मूला SUM के समान है। आपको बस सेल्स को रेफरेंस करना है और फंक्शन परिणाम दे देगा। फॉर्मूला नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
=AVERAGE(A1:A5)
3. ROUND
ROUND फॉर्मूला का उपयोग करके आप संख्याओं को जितने डेसीमल प्लेस चाहें उतने जल्दी राउंड ऑफ कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास संख्या 15.68594 है और आप इसे दो डेसीमल तक राउंड ऑफ करना चाहते हैं, तो फॉर्मूला ऐसा दिखेगा।
=ROUND(A1, 2)
जैसा कि आप देख सकते हैं, ROUND फंक्शन के दो आर्गुमेंट हैं: पहला सेल रेफरेंस है और दूसरा वह डेसीमल प्लेस की संख्या है जो आप चाहते हैं। बेशक, यदि आप इसे निकटतम पूर्णांक तक राउंड ऑफ करना चाहते हैं, तो आप इस तरह के फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं:
=ROUND(A1, 0)
ROUND के अलावा, =ROUNDUP() और =ROUNDDOWN() फंक्शन भी हैं जो बिल्कुल वही काम करते हैं।
4. MAX और MIN
MAX और MIN सरल लेकिन बहुत उपयोगी फंक्शन हैं जो दी गई रेंज से अधिकतम और न्यूनतम संख्या लौटाते हैं। एक रेंज से अधिकतम संख्या प्राप्त करने के लिए, आप नीचे दिए गए जैसे फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं। जैसा कि आप नीचे दिए गए फॉर्मूला से देख सकते हैं, हम SUM फंक्शन की तरह ही सेल रेफरेंस का उपयोग कर रहे हैं।
=MAX(A1:A10)
यदि आप रेंज से न्यूनतम संख्या चाहते हैं, तो आप नीचे दिए गए फॉर्मूला का उपयोग कर सकते हैं।
=MIN(B1:B10)
5. NOW
NOW Excel में एक काफी सरल फंक्शन है जो किसी दिए गए सेल में वर्तमान समय और तारीख को तुरंत प्रदर्शित करता है। एक सरल फंक्शन होने के नाते, यह ब्रैकेट में कोई आर्गुमेंट नहीं लेता। फॉर्मूला नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
=NOW()
हालांकि, आप इसमें बस एक नंबर जोड़कर भविष्य की तारीख और समय प्रदर्शित कर सकते हैं।
=NOW()+10
6. TRIM
TRIM सेल्स में किसी भी लीडिंग और ट्रेलिंग स्पेस को हटाने के लिए उपयोग किया जाने वाला एक और बेसिक फंक्शन या फॉर्मूला है। चूंकि TRIM फंक्शन प्रति-सेल आधार पर काम करता है, आप सेल रेफरेंसिंग के साथ रेंज का उपयोग नहीं कर सकते। लेकिन आप सेल में शब्दों के बीच किसी भी अनावश्यक स्पेस को हटाने के लिए इस सरल फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। फॉर्मूला निम्नलिखित जैसा दिखता है।
=TRIM(A1)
7. LEN
LEN फंक्शन का उपयोग करके, आप किसी सेल में स्पेस सहित वर्णों की संख्या को जल्दी से गिन सकते हैं। TRIM की तरह, LEN प्रति-सेल आधार पर काम करता है जिसका सीधा सा मतलब है कि आप इसे सेल्स की एक रेंज पर उपयोग नहीं कर सकते। उदाहरण के लिए, यदि आप सेल A1 में वर्णों की संख्या जानना चाहते हैं, तो बस नीचे दिए गए फंक्शन को किसी अन्य खाली सेल में दर्ज करके परिणाम प्राप्त करें।
=LEN(A1)
8. CHAR
CHAR फंक्शन आपको उसके ASCII मूल्य के आधार पर एक विशिष्ट वर्ण लौटाने देता है। यह कॉपीराइट, मुद्रा आदि जैसे प्रतीकों से निपटने के दौरान एक उपयोगी फंक्शन है। इस फंक्शन के लिए फॉर्मूला नीचे दिए गए जैसा दिखता है, और आर्गुमेंट के भाग के रूप में आपको लक्ष्य प्रतीक का ALT कोड पास करना होगा। उदाहरण के लिए, मैं "कॉपीराइट" प्रतीक प्रदर्शित करना चाहता हूं, इसलिए मैंने अपने आर्गुमेंट के रूप में "169" पास किया।
=CHAR(169)
9. VALUE
कभी-कभी आप खुद को ऐसे सेल्स के साथ पा सकते हैं जिनमें संख्याएं होती हैं लेकिन Excel द्वारा उन्हें टेक्स्ट स्ट्रिंग माना जाता है। उन मामलों में आप उस टेक्स्ट स्ट्रिंग को तेजी से न्यूमेरिक वैल्यू में बदलने के लिए VALUE फंक्शन का उपयोग कर सकते हैं। इस फंक्शन के लिए फॉर्मूला नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
=VALUE("500")
10. LEFT और RIGHT
LEFT और RIGHT दोनों सरल लेकिन बहुत उपयोगी फंक्शन हैं जिनका उपयोग अक्सर सेल्स में डेटा को मैनिपुलेट करने के लिए किया जाता है। LEFT फंक्शन का उपयोग सेल में बाएं सबसे वर्णों को खींचने के लिए किया जाता है और RIGHT फंक्शन का उपयोग दाएं से वर्णों को खींचने के लिए किया जाता है। ये फंक्शन उपयोगी होते हैं जब आप फोन नंबरों से एरिया कोड अलग करना चाहते हैं, क्रेडिट कार्ड नंबर से अंतिम चार अंक निकालना चाहते हैं, आदि।
Excel में अधिकांश फंक्शन की तरह, LEFT और RIGHT फंक्शन दो आर्गुमेंट का उपयोग करते हैं जहां पहला रेफरेंस सेल नंबर है और दूसरा वह वर्णों की संख्या है जिसे आप खींचना चाहते हैं। फॉर्मूला नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
=LEFT(A1,3)
RIGHT फंक्शन के लिए, यह नीचे दिए गए जैसा दिखता है।
=RIGHT(A1,3)
निष्कर्ष
Excel सिर्फ एक साधारण स्प्रेडशीट एप्लिकेशन से कहीं अधिक है, और SUMIF, AVERAGEIF, SQRT, DAYS, CONCATENATE, आदि जैसे कई और बेसिक, फिर भी बहुत उपयोगी, फंक्शन हैं। इसलिए, यदि आपको लगता है कि मैंने आपके किसी पसंदीदा बेसिक Excel फॉर्मूला या फंक्शन को छोड़ दिया है, तो उन्हें साझा करने के लिए नीचे कमेंट करें।
