जबकि कई बड़ी कंपनियों को लैपटॉप, स्मार्टफोन और टैबलेट जारी करने में कोई समस्या नहीं है, अन्य संगठनों के पास कम विकल्प हैं। जब छोटे व्यवसायों, गैर-लाभकारी संगठनों और शैक्षणिक निकायों की बात आती है, तो अक्सर कम बजट होता है।
इसके साथ, कई लोगों को अक्सर अपने व्यक्तिगत उपकरणों को काम पर लाने की आवश्यकता होती है। यहां बताया गया है कि यह कुछ मुद्दों को क्यों उठा सकता है, और आप इसके बारे में क्या कर सकते हैं।
कार्यस्थल पर व्यक्तिगत उपकरणों की अनुमति के फायदे और नुकसान
वर्षों से, कई निगमों के लिए मानक अभ्यास अपने कर्मचारियों को उपकरण जारी करना है। ये उपकरण कंपनियों को विभिन्न सुरक्षा, देयता और डेटा लीक से बचाते हैं। अलग कार्य और व्यक्तिगत उपकरण होने से कार्य-जीवन संतुलन बनाने में भी मदद मिलती है, जो रिमोट वर्कर्स के लिए एक बढ़ती चिंता है जो अधिक काम करने के लिए प्रवण हैं।
हालांकि, जबकि ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया अधिक सीधी हो सकती है, कंपनी-जारी उपकरणों को असाइन करना भी काफी नौकरशाही भरा हो सकता है।
कई कंपनियां जो उपकरण जारी करती हैं, वे खरीद, प्रतिस्थापन और जारी करने के लिए लंबी अनुमोदन प्रक्रियाओं से जूझती हैं। ये प्रक्रियाएं उन संगठनों के लिए उत्पादकता को गंभीर रूप से बाधित कर सकती हैं जिन्हें सबसे अधिक चुस्त होने की आवश्यकता है।
वैकल्पिक रूप से, कर्मचारियों को व्यक्तिगत उपकरण लाने के कई फायदे भी हैं। वास्तविक उपकरणों को खरीदने के मामले में स्पष्ट बचत के अलावा, कंपनियां वास्तव में समय और प्रयास बचा सकती हैं।
उदाहरण के लिए, किसी विशेष ऑपरेटिंग सिस्टम के आदी लोगों को काम के उद्देश्यों के लिए एक नया सीखने की आवश्यकता नहीं होगी।
मौजूदा उपयोग की आदतों के साथ संरेखित करके, कंपनियां सीखने की अवस्था को कम करती हैं। इसके साथ, कर्मचारी उन तरीकों से शुरुआत से ही अधिक उत्पादक हो सकते हैं जो सभी कंपनी-जारी उपकरणों के साथ संभव नहीं होंगे।
BYOD नीतियों के लिए सुरक्षा युक्तियाँ
तो अगर आपकी कंपनी कर्मचारियों को अपने उपकरण लाने के लिए कहती है, तो यहां कुछ सुझाव दिए गए हैं जिनका पालन करके आप चीजों को पेशेवर रख सकते हैं।
कंपनी दिशानिर्देश ऑनबोर्डिंग
जब किसी भी नीति की बात आती है, तो इसकी अधिकांश सफलता संबंधित पक्षों को इसके संचार में निहित होती है।
आकार की परवाह किए बिना, आपकी कंपनी के पास कर्मचारी अनुबंधों में डेटा सुरक्षा, डेटा चोरी, कानूनी होल्ड और निगरानी प्रथाओं के बारे में खंड लिखे होने चाहिए। आप कंपनी द्वारा अनुमत प्रत्येक कर्मचारी के लिए एक कंपनी ईमेल पता भी निवेश कर सकते हैं।
कंपनियों को अपने ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के एक हिस्से को कर्मचारियों से व्यावसायिकता की अपेक्षाओं के लिए समर्पित करना चाहिए और कंपनी नेटवर्क के अंदर और बाहर वे किस तरह की निगरानी की उम्मीद कर सकते हैं, इसके बारे में पारदर्शी होना चाहिए।
प्रमाणीकरण प्रक्रियाएं
कर्मचारियों की संख्या जो जानबूझकर कॉर्पोरेट जासूसी करेंगे या कंपनी डेटा चुराएंगे, अल्पसंख्यक है।
लेकिन उन कर्मचारियों की संख्या जो अनजाने में कमजोर पासवर्ड बनाते हैं, हर चीज के लिए एक ही पासवर्ड का उपयोग करते हैं, और अपने व्यक्तिगत/कंपनी उपकरणों को दोस्तों या परिवार के सदस्यों को उधार देते हैं, बहुत अधिक है।
दुर्भावनापूर्ण इरादे और दुर्भाग्यपूर्ण अज्ञानता दोनों से बचाने के लिए, कंपनियों को कई कदम उठाने की आवश्यकता है। सबसे पहले, आपको अपने कर्मचारियों को डेटा विकेंद्रीकरण और पासवर्ड ताकत जैसी व्यक्तिगत सुरक्षा प्रथाओं के महत्व को सिखाने की आवश्यकता है।
दूसरा, आपको अपनी प्रक्रियाओं में नियमित पासवर्ड परिवर्तन और अनिवार्य पुनः प्रमाणीकरण प्रक्रियाओं को शामिल करने की आवश्यकता है जब कर्मचारी लंबे समय तक कार्यालय से बाहर हों। विशेष रूप से, रिमोट वर्कर्स, सेल्स टीम, और कोई भी जो कार्यालय के बाहर काम करता है, सबसे कमजोर हैं।
प्रमाणीकरण केवल लैपटॉप या टैबलेट पर लागू नहीं होना चाहिए। यह स्मार्टफोन, ईमेल पते, आंतरिक ऐप्स, या किसी भी सिस्टम पर भी लागू होना चाहिए जो नियमित रूप से कंपनी की जानकारी को उजागर करता है।
नेटवर्क सीमाएं
किसी भी सुरक्षा खतरे के साथ, आप केवल अपने सबसे कमजोर लिंक जितने सुरक्षित हैं। Bring Your Own Device (BYOD) इकाइयों वाली कंपनियों के लिए, श्रृंखला को बहुत अधिक मजबूती की आवश्यकता होती है।
एक सामान्य नियम के रूप में, बाहरी उपकरणों के लिए महत्वपूर्ण जानकारी तक पहुंच को दृढ़ता से हतोत्साहित किया जाना चाहिए।
एक कड़े घुसपैठ पहचान प्रणाली के साथ एक अलग VLAN पर सभी बाहरी उपकरणों को होस्ट करें ताकि घुसपैठ से बचा जा सके। साथ ही, नेटवर्क-आधारित और होस्ट-आधारित घुसपैठ पहचान प्रणालियों के संयोजन का उपयोग करें। आपका कंपनी नेटवर्क असामान्य व्यवहार की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए जैसे कि बढ़े हुए पैकेट आकार, ट्रैफिक लोड, या एन्क्रिप्टेड डेटा हमले।
दुर्भाग्य से, व्यक्तिगत उपकरणों पर कर्मचारी निगरानी की नैतिकता के लिए कोई एक-आकार-फिट-सभी दृष्टिकोण नहीं है। आपके व्यवसाय की प्रकृति के आधार पर, डेटा की संवेदनशीलता के लिए समयबद्ध स्क्रीनशॉट, फ़ाइल सीमाएं, स्वचालित लॉग-ऑफ, और इसी तरह की आवश्यकता हो सकती है।
नेटवर्क सीमाओं को नियमित मूल्यांकन से गुजरना चाहिए क्योंकि आपकी कंपनी की ज़रूरतें वृद्धि के साथ बदलती हैं। किसी बिंदु पर, आपको कई VLANs को एकीकृत करने, सख्त प्राधिकरण प्रक्रियाओं को पेश करने, या फ़ायरवॉल सुरक्षा जोड़ने की आवश्यकता हो सकती है।
IT ऑफ-बोर्डिंग
जबकि हर कंपनी की अपनी ऑफ-बोर्डिंग प्रक्रियाएं होंगी, अपने उपकरण लाने वाली कंपनियों के लिए खराब प्रक्रियाएं आपदा का नुस्खा हैं, खासकर जब कोई कर्मचारी बुरे संबंधों पर छोड़ता है।
अच्छी सुरक्षा ऑफ-बोर्डिंग प्रक्रियाएं गोपनीय डेटा लीक की संभावनाओं को कम करती हैं। वे समग्र कंपनी डेटा स्वच्छता प्रथाओं में भी सुधार करती हैं और संस्थागत डेटा के नुकसान को रोकती हैं।
एक अच्छी IT ऑफ-बोर्डिंग प्रक्रिया इस बात को देखती है कि कर्मचारियों के पास किस तरह का डेटा है, वे इसे कहां रखते हैं, और इसका क्या उपयोग किया जा सकता है। कंपनियों को बाहर निकलने वाले कर्मचारियों के लिए इंटेंट मैपिंग आयोजित करना चाहिए और उन लोगों को फ़्लैग करना चाहिए जो प्रतिस्पर्धियों में शामिल हो रहे हैं या प्रतिस्पर्धी व्यवसाय शुरू कर रहे हैं।
अंत में, सुनिश्चित करें कि आप कर्मचारियों को उनके एग्जिट इंटरव्यू के दौरान डेटा चोरी में शामिल कानूनी जोखिमों की याद दिलाते हैं ताकि किसी भी लंबित कार्रवाई को हतोत्साहित किया जा सके।
सुविधा और सुरक्षा को संतुलित करें
छोटे कार्यालयों के लिए, नेटवर्क सीमाएं हमेशा आवश्यक महसूस नहीं होती हैं। हालांकि, बड़े सपनों वाले छोटे कार्यालयों को अभी भी सुरक्षा प्रथाओं को भविष्य-प्रूफ करने की आवश्यकता है। अपने डेटा को शुरुआत से ही सुरक्षित करके अपने संगठन को स्केल के लिए तैयार करना हमेशा अच्छा होता है।
BYOD कई छोटे व्यवसायों, गैर-लाभकारी संगठनों और कम स्थापित संगठनों के लिए वास्तविकता है। हालांकि वैश्विक व्यवसाय शुरू करना कभी भी इतना सस्ता या आसान नहीं रहा, यह सुरक्षा के मामले में कभी भी उतना जोखिम भरा नहीं रहा। छोटी सीखने की अवस्था और कम नौकरशाही ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के साथ, BYOD अभी भी कुछ कंपनियों के लिए एक जोखिम लेने लायक है।
इस कारण से, आपको इस बात का ध्यान रखना चाहिए कि आप उस महत्वपूर्ण जानकारी तक कितनी पहुंच की अनुमति देते हैं जो आपके व्यवसाय को बना या बिगाड़ सकती है। इसे आपकी टीमों में सभी को स्पष्ट किया जाना चाहिए कि व्यक्तिगत उपकरणों का उपयोग करते समय भी अच्छी डेटा सुरक्षा प्रथाओं का अभ्यास करना कितना महत्वपूर्ण है।
कंपनी नीतियां केवल हिमशैल का टिप हैं। क्लाउड सॉफ़्टवेयर, स्टोरेज और संचार चैनलों के बढ़ते उपयोग के साथ, हैक के लिए अवसर की खिड़की हर साल अधिक स्पष्ट होती जा रही है। BYOD के काम करने के लिए, सभी को कार्यालय के अंदर और बाहर सतर्क रहने की आवश्यकता है।
