सूचना प्रौद्योगिकी (आईटी) में प्रगति ने अधिक उत्पादक कार्यस्थलों का निर्माण किया है। और क्लाउड कंप्यूटिंग की पसंद के साथ, डिजिटल कार्य टूल तक पहुंच कभी आसान नहीं रही।
कर्मचारी सॉफ्टवेयर का उपयोग कर सकते हैं जो उन्हें अपने काम में अधिक कुशल बनाता है। कुशल कर्मचारी कुशल संगठन बनाते हैं, है ना? लेकिन साइबर सुरक्षा के निहितार्थ भी हैं।
तो शैडो आईटी का क्या मतलब है? इसके पक्ष और विपक्ष क्या हैं? और आप कैसे प्रभावी ढंग से उस खतरे का प्रबंधन कर सकते हैं जो इससे आपकी कंपनी को हो सकता है?
शैडो आईटी क्या है?
शैडो आईटी, आईटी विभाग के अनुमोदन के बिना, विशेष रूप से कर्मचारियों द्वारा उपकरणों, टूल, सिस्टम, ऐप्स, सॉफ़्टवेयर और अन्य तकनीकी सेवाओं का उपयोग है।
छाया आईटी का उपयोग करने वाले अधिकांश कर्मचारियों का कोई नुकसान नहीं है, लेकिन वे अपनी दक्षता बढ़ाना चाहते हैं। हालांकि, उनका मकसद संदिग्ध है क्योंकि आईटी विभाग को पता नहीं है कि वे क्या कर रहे हैं।
शैडो आईटी अच्छा है या बुरा?
कार्यस्थल में छाया आईटी के उपयोग पर एक तर्क है। जबकि कुछ लोग तर्क देते हैं कि यह अच्छा है, अन्य लोग तर्क देते हैं।
निष्पक्षता में, छाया आईटी ज्यादातर अच्छे इरादों के परिणामस्वरूप आता है। एक संगठन को तब लाभ होता है जब उसके कर्मचारी अपने काम में कुशल होने के लिए उपकरण अपनाते हैं।
दूसरी ओर, उपयोग किए गए टूल आपके डेटा को क्लाउड में साइबर खतरों के लिए उजागर कर सकते हैं।
चूंकि ऐसे उपकरण आईटी विभाग को दिखाई नहीं देते, इसलिए हो सकता है कि उन पर हमलों का जल्द पता न चले, जिससे संगठन को नुकसान हो।
शैडो आईटी कार्यस्थल में सामान्य क्यों है
छाया आईटी के खिलाफ आलोचना के बावजूद, यह कई संगठनों में प्रचलित है।
तकनीकी नवाचारों ने छाया आईटी को अनदेखा करना मुश्किल बना दिया है। कर्मचारियों से बढ़ते व्यावसायिक परिदृश्य में उत्कृष्ट प्रदर्शन की अपेक्षा की जाती है, इसलिए स्वाभाविक रूप से, वे अपने प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए अन्य सॉफ़्टवेयर की ओर रुख करते हैं।
कुछ संगठनों में टूल की जांच और अनुमोदन की प्रक्रिया लंबी और थकाऊ होती है। कर्मचारी थका देने वाली प्रक्रिया से गुजरने के बजाय गुप्त रूप से आवश्यक उपकरणों का उपयोग करना पसंद करेंगे।
शैडो आईटी के क्या लाभ हैं?
शैडो आईटी को काम के माहौल में तैनात करना किसी संगठन के लिए कई तरह से फायदेमंद हो सकता है। अगर आपके कर्मचारी अपने कर्तव्यों में बढ़ते हैं, तो आपका व्यवसाय भी बढ़ता है।
यहां बताया गया है कि कैसे शैडो आईटी आपकी कंपनी के लिए फायदेमंद हो सकता है।
1. कर्मचारी दक्षता बढ़ाएँ
आपके द्वारा अपने कर्मचारियों को प्रदान किए जाने वाले उपकरण उनके कार्य को बढ़ाने के लिए हैं। यह और भी बेहतर हो जाता है जब कर्मचारी इन उपकरणों को स्वयं चुनते हैं।
हो सकता है कि आपके कर्मचारी आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली चीज़ों से सहज न हों, लेकिन उन्हें वैसे भी उनका उपयोग करना होगा। वे अंत में उन उपकरणों का उपयोग करने में संघर्ष कर सकते हैं और यह उल्टा है। विपरीत स्थिति तब होती है जब वे अपने द्वारा चुने गए उपकरणों के साथ काम करते हैं। चूंकि वे उनसे परिचित हैं, इसलिए उनकी उत्पादकता सर्वकालिक उच्च होनी चाहिए।
2. आईटी विभाग के कार्यभार को कम करें
एक ठेठ आईटी विभाग बहुत व्यस्त है। क्लाउड कंप्यूटिंग पर काम करने वाले एक आधुनिक कार्यस्थल में, कार्य प्रणालियों को कार्यात्मक होना चाहिए और यह आईटी विभाग की जिम्मेदारी है कि वह उन्हें चालू रखे। प्रत्येक कार्यप्रवाह टूल को आईटी टीम द्वारा खोजे जाने और स्वीकृत करने के लिए उनके पहले से ही कड़े कार्यभार के लिए अतिरिक्त कार्य है।
जब कर्मचारी अपने काम को बढ़ाने के लिए कुछ उपकरणों की खोज करते हैं और उनका उपयोग करते हैं, तो वे आईटी टीम के कार्यभार को कम कर रहे हैं, खासकर जब वे प्रभावी होते हैं और उनका कोई नकारात्मक प्रभाव नहीं होता है।
3. ड्राइव इनोवेशन
काम के लिए इस्तेमाल की जाने वाली हर तकनीक प्रदान करने के लिए आईटी विभाग की प्रतीक्षा करने से प्रदर्शन धीमा हो सकता है। जमीन पर मौजूद कुछ उपकरण पुराने हो सकते हैं और आईटी टीम को उन्हें बदलने में बहुत अधिक समय लग सकता है।
कर्मचारी ऐसे टूल के बारे में जान सकते हैं जो उनकी नौकरी को बढ़ा सकते हैं। जब वे उन उपकरणों को अपने कर्तव्यों में लागू करने के लिए पहल करते हैं, तो वे संगठन में नवाचार को बढ़ावा देंगे, जिससे विकास और विकास होगा—संगठन के लिए एक जीत।
शैडो आईटी के नुकसान क्या हैं?
आईटी विभाग को दरकिनार करना अनैतिक है। जब कर्मचारी ऐसा करते हैं, तो वे आपके संगठन को कई जोखिमों और साइबर हमलों में उजागर कर सकते हैं। इसके परिणामस्वरूप, शैडो आईटी कई तरह से आपके व्यवसाय के लिए हानिकारक हो सकता है।
1. गैर-अनुपालन
संगठन अपने उद्योगों में व्यवस्था बनाए रखने के लिए कानूनों और विनियमों द्वारा निर्देशित होते हैं। इन विनियमों का विस्तार सिस्टम के उपयोग और डेटा के प्रबंधन तक है।
आपके व्यवसाय द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणालियाँ उन मानकों के आपके पालन को बना सकती हैं या बिगाड़ सकती हैं जिन्हें आपको बनाए रखने की आवश्यकता है। आपके कर्मचारियों द्वारा अनधिकृत उपकरणों का उपयोग आपके व्यवसाय को कानून के गलत पक्ष में डाल सकता है और आपको उल्लंघन के लिए स्वीकृत किया जा सकता है
2. दृश्यता और नियंत्रण की कमी
आईटी विभाग एक संगठन में इस्तेमाल होने वाली हर चीज पर नजर रखने के लिए है। वे सक्रिय सुरक्षा रणनीति अपनाकर इस कर्तव्य को प्रभावी ढंग से निष्पादित करने के अवसर से वंचित हो जाते हैं जब कुछ सिस्टम छाया आईटी के कारण उनसे दूर छिपे होते हैं।
दृश्यता की कमी आईटी टीम को साइबर सुरक्षा खतरों का पता लगाने में असमर्थ बनाती है।
3. डेटा लीक
एक सक्षम आईटी टीम प्रौद्योगिकी के सुरक्षा निहितार्थों को निर्धारित कर सकती है। कुछ सॉफ़्टवेयर प्रभावी हो सकते हैं लेकिन जटिल सुरक्षा आवश्यकताएं होती हैं। इन प्रणालियों का उपयोग करने वाले कर्मचारियों को उन्हें प्रभावी ढंग से कॉन्फ़िगर करने के लिए ज्ञान की कमी हो सकती है, जिससे आपका डेटा उजागर हो सकता है।
शैडो आईटी में सिस्टम को ठीक से काम करने के लिए नियमित अपडेट और रखरखाव की आवश्यकता हो सकती है। कर्मचारियों के पास ऐसा करने के लिए विशेषज्ञता या समय नहीं हो सकता है, और इसलिए कंपनी सिस्टम को उल्लंघनों के लिए उजागर करते हैं।
शैडो आईटी जोखिम कैसे प्रबंधित करें
आपके संगठन में छाया आईटी को पूरी तरह से मिटाना एक लंबा क्रम हो सकता है। सुरक्षित पक्ष पर रहने के लिए, आपको इसे प्रबंधित करना सीखना चाहिए क्योंकि आपके कर्मचारी आपकी पीठ पीछे इसमें शामिल हो सकते हैं।
आप निम्न विधियों से समस्या का समाधान कर सकते हैं और सामान्य आधार ढूंढ सकते हैं।
1. अपने कर्मचारियों को शिक्षित करें
कर्मचारी शैडो आईटी का उपयोग नहीं करने की अधिक संभावना रखते हैं जब वे इसके खराब होने के कारणों से अवगत होते हैं। उनमें से कुछ को खतरों के बारे में पता भी नहीं हो सकता है क्योंकि वे अपनी नौकरी बढ़ाने के लिए उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं। उन पर भारी पड़ने के बजाय, आपको उन्हें अपने संगठन के लिए खतरों के बारे में शिक्षित करना चाहिए।
अपने संगठन में एक स्वस्थ साइबर सुरक्षा संस्कृति विकसित करें ताकि हर कोई हर समय स्वस्थ साइबर सुरक्षा प्रथाओं को बनाए रखने की आवश्यकता को समझ सके, तब भी जब कोई नहीं देख रहा हो।
2. अपने कर्मचारियों को उनके लिए आवश्यक टूल से सशक्त बनाएं
अपने कर्मचारियों पर उपकरण थोपने के बजाय, उनके साथ उन उपकरणों के बारे में खुला संचार स्थापित करें जिनकी उन्हें अपनी नौकरी में कुशल होने और प्रावधान करने की आवश्यकता है।
जब खुला संचार होता है, तो कर्मचारियों को आपकी जानकारी के बिना उनका उपयोग करने के बजाय उनकी नौकरियों को बढ़ाने वाली किसी भी चीज़ के बारे में सूचित करने में खुशी होगी।
3. पुनरीक्षण और अनुमोदन प्रक्रियाओं को सरल बनाएं
अपनी आईटी जरूरतों को आप तक पहुंचाने के लिए अपने कर्मचारियों का विश्वास जीतने के बाद, प्रक्रिया को लागू करने के लिए एक संरचना बनाएं।
पुनरीक्षण प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें ताकि आईटी विभाग अनुशंसित उपकरणों को स्वीकृत करने में हमेशा के लिए न लगे। अन्यथा, आपके कर्मचारी आपकी पीठ पीछे सिस्टम का उपयोग करने के अपने पुराने तरीकों पर वापस लौट आएंगे।
4. अपनी संपत्तियों को प्राथमिकता दें
साइबर हमले करने वाले अपना समय उन संपत्तियों पर बर्बाद नहीं करते हैं जिनका उनके लिए कोई मूल्य नहीं है। वे सबसे मूल्यवान को लक्षित करते हैं।
अपनी सबसे मूल्यवान डिजिटल संपत्तियों को प्राथमिकता देकर अपने संसाधनों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें। शैडो आईटी टूल्स पर ध्यान केंद्रित करके खुद को अभिभूत न करें, जो हानिरहित हैं, विशेष रूप से वे जो सीधे इंटरनेट से नहीं जुड़े हैं, जब आपको अपनी सबसे बड़ी संपत्ति पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
5. अपने शैडो आईटी इन्फ्रास्ट्रक्चर को प्रबंधित करने के लिए उन्नत टूल का उपयोग करें
जब उपकरण ज्ञात नहीं होते हैं तो शैडो आईटी एक खतरा बन जाता है। एक बार जब आप उपकरणों का पता लगा लेते हैं और उन्हें निगरानी में रख लेते हैं, तो आपको चिंता करने की कोई आवश्यकता नहीं है। आप अपने सिस्टम पर नज़र रखने के लिए उन्नत साइबर सुरक्षा टूल का उपयोग करके अपने बुनियादी ढांचे पर नज़र रख सकते हैं।
शैडो आईटी को अपने लाभ में बदलें
जब तक किसी संगठन में कर्मचारी हैं, तब तक छाया आईटी रहेगा। और ऐसा इसलिए है क्योंकि कर्मचारी स्वाभाविक रूप से अपने काम को आसान बनाने के तरीकों की तलाश करेंगे, खासकर जब उनका ऐसा करने का कोई दुर्भावनापूर्ण इरादा न हो।
यदि आप उन्हें उन उपकरणों को सामने वाले दरवाजे के माध्यम से ला सकते हैं, तो आप छाया आईटी के लाभों का आनंद ले सकते हैं, वास्तव में इसे छाया में नहीं रखते हैं