सूचना प्रौद्योगिकी (IT) में प्रगति ने अधिक उत्पादक कार्यस्थल बनाए हैं। और क्लाउड कंप्यूटिंग जैसे उपकरणों के साथ, डिजिटल कार्य उपकरणों तक पहुंच कभी आसान नहीं रही।
कर्मचारी उस सॉफ्टवेयर तक पहुंच सकते हैं जो उन्हें उनकी नौकरी में अधिक कुशल बनाता है। कुशल कर्मचारी कुशल संगठन बनाते हैं, है ना? लेकिन इसके साइबर सुरक्षा निहितार्थ भी हैं।
तो शैडो IT का क्या अर्थ है? इसके फायदे और नुकसान क्या हैं? और आप अपनी कंपनी के लिए इसके द्वारा उत्पन्न खतरे को प्रभावी ढंग से कैसे प्रबंधित कर सकते हैं?
शैडो IT क्या है?
शैडो IT, IT विभाग की मंजूरी के बिना, विशेष रूप से कर्मचारियों द्वारा उपकरणों, टूल्स, सिस्टम, ऐप्स, सॉफ्टवेयर, और अन्य तकनीकी सेवाओं का उपयोग है।
शैडो IT का उपयोग करने वाले अधिकांश कर्मचारियों का कोई बुरा इरादा नहीं होता बल्कि वे अपनी दक्षता बढ़ाना चाहते हैं। हालांकि, उनका मकसद संदिग्ध है क्योंकि IT विभाग को पता नहीं होता कि वे क्या कर रहे हैं।
क्या शैडो IT अच्छा है या बुरा?
कार्यस्थल में शैडो IT के उपयोग पर बहस है। जबकि कुछ लोग तर्क देते हैं कि यह अच्छा है, अन्य इसके विपरीत तर्क देते हैं।
निष्पक्षता से, शैडो IT ज्यादातर अच्छे इरादों का परिणाम है। एक संगठन को लाभ होता है जब उसके कर्मचारी अपनी नौकरी में कुशल होने के लिए उपकरण अपनाते हैं।
दूसरी ओर, उपयोग किए गए उपकरण क्लाउड में आपके डेटा को साइबर खतरों के संपर्क में ला सकते हैं।
चूंकि ऐसे उपकरण IT विभाग को दिखाई नहीं देते, उन पर हमलों का जल्दी पता नहीं लगाया जा सकता, जिससे संगठन को नुकसान हो सकता है।
कार्यस्थल में शैडो IT आम क्यों है
शैडो IT की आलोचना के बावजूद, यह कई संगठनों में प्रचलित है।
तकनीकी नवाचार शैडो IT को नजरअंदाज करना मुश्किल बनाते हैं। कर्मचारियों से बढ़ते कारोबारी परिदृश्य में उत्कृष्ट प्रदर्शन की उम्मीद की जाती है इसलिए, स्वाभाविक रूप से, वे अपने प्रदर्शन को बढ़ाने के लिए अन्य सॉफ्टवेयर की ओर रुख करते हैं।
कुछ संगठनों में उपकरणों की जांच और अनुमोदन की प्रक्रिया लंबी और थकाऊ होती है। कर्मचारी थकाऊ प्रक्रिया से गुजरने के बजाय गुप्त रूप से उन उपकरणों का उपयोग करना पसंद करते हैं जिनकी उन्हें आवश्यकता होती है।
शैडो IT के फायदे क्या हैं?
शैडो IT को कार्य वातावरण में तैनात करना विभिन्न तरीकों से एक संगठन के लिए फायदेमंद हो सकता है। यदि आपके कर्मचारी अपने कर्तव्यों में उत्कृष्टता प्राप्त करते हैं, तो आपका व्यवसाय भी उत्कृष्टता प्राप्त करता है।
यहां बताया गया है कि शैडो IT आपकी कंपनी के लिए कैसे फायदेमंद हो सकता है।
1. कर्मचारी दक्षता बढ़ाएं
आप अपने कर्मचारियों को जो उपकरण प्रदान करते हैं, वे उनके काम को बढ़ाने के लिए होते हैं। यह तब और बेहतर हो जाता है जब कर्मचारी इन उपकरणों को स्वयं चुनते हैं।
आपके कर्मचारी आपके द्वारा प्रदान किए गए उपकरणों के साथ सहज नहीं हो सकते लेकिन उन्हें वैसे भी उपयोग करना पड़ता है। वे उन उपकरणों का उपयोग करने में संघर्ष कर सकते हैं और यह प्रतिकूल है। जब वे स्वयं चुने गए उपकरणों के साथ काम करते हैं तो इसके विपरीत होता है। चूंकि वे उनसे परिचित होते हैं, उनकी उत्पादकता सर्वकालिक उच्च स्तर पर होनी चाहिए।
2. IT विभाग का कार्यभार कम करें
एक विशिष्ट IT विभाग बहुत व्यस्त होता है। एक आधुनिक कार्यस्थल में जो क्लाउड कंप्यूटिंग पर काम करता है, कार्य प्रणालियों को कार्यात्मक होना पड़ता है और उन्हें चालू रखना IT विभाग की जिम्मेदारी है। IT टीम को हर वर्कफ्लो टूल की खोज और अनुमोदन करना उनके पहले से तंग कार्यभार के लिए अतिरिक्त काम है।
जब कर्मचारी अपने काम को बढ़ाने के लिए कुछ उपकरणों की खोज और उपयोग करते हैं, तो वे IT टीम के कार्यभार को कम कर रहे होते हैं, खासकर जब वे प्रभावी होते हैं और उनका कोई नकारात्मक प्रभाव नहीं होता।
3. नवाचार को बढ़ावा दें
IT विभाग द्वारा काम के लिए उपयोग की जाने वाली हर तकनीक प्रदान करने की प्रतीक्षा करना प्रदर्शन को धीमा कर सकता है। जमीन पर मौजूद कुछ मौजूदा उपकरण पुराने हो सकते हैं और IT टीम को उन्हें बदलने में बहुत समय लग सकता है।
कर्मचारी उन उपकरणों से परिचित हो सकते हैं जो उनके काम को बढ़ा सकते हैं। जब वे उन उपकरणों को अपने कर्तव्यों में लागू करने की पहल करते हैं, तो वे संगठन में नवाचार लाएंगे, जिससे वृद्धि और विकास होगा - संगठन के लिए एक जीत।
शैडो IT के नुकसान क्या हैं?
IT विभाग को बायपास करना अनैतिक है। जब कर्मचारी ऐसा करते हैं, तो वे आपके संगठन को कई जोखिमों और साइबर हमलों के संपर्क में ला सकते हैं। इसके परिणामस्वरूप, शैडो IT कई मायनों में आपके व्यवसाय के लिए हानिकारक हो सकता है।
1. गैर-अनुपालन
संगठन अपने उद्योगों में व्यवस्था बनाए रखने के लिए कानूनों और विनियमों द्वारा निर्देशित होते हैं। ये नियम प्रणालियों के उपयोग और डेटा के प्रबंधन तक विस्तारित होते हैं।
आपके व्यवसाय द्वारा उपयोग की जाने वाली प्रणालियाँ या तो उन मानकों के पालन को बना या बिगाड़ सकती हैं जिन्हें आपको बनाए रखना आवश्यक है। आपके कर्मचारियों द्वारा अनधिकृत उपकरणों का उपयोग आपके व्यवसाय को कानून के गलत पक्ष पर रख सकता है और आपको उल्लंघन के लिए मंजूरी दी जा सकती है।
2. दृश्यता और नियंत्रण की कमी
IT विभाग का उद्देश्य एक संगठन में उपयोग की जाने वाली हर चीज पर नजर रखना है। जब कुछ सिस्टम शैडो IT के कारण उनसे छिपे होते हैं, तो वे एक सक्रिय सुरक्षा रणनीति को क्रियान्वित करने के अवसर से वंचित हो जाते हैं।
दृश्यता की कमी IT टीम को साइबर सुरक्षा खतरों का पता लगाने में असमर्थ बनाती है।
3. डेटा लीक
एक सक्षम IT टीम प्रौद्योगिकी के सुरक्षा निहितार्थ निर्धारित कर सकती है। कुछ सॉफ्टवेयर प्रभावी हो सकते हैं लेकिन उनकी जटिल सुरक्षा आवश्यकताएं हो सकती हैं। इन प्रणालियों का उपयोग करने वाले कर्मचारियों में उन्हें प्रभावी ढंग से कॉन्फ़िगर करने का ज्ञान नहीं हो सकता है, जिससे आपका डेटा उजागर हो सकता है।
शैडो IT में सिस्टम को ठीक से काम करने के लिए नियमित अपडेट और रखरखाव की आवश्यकता हो सकती है। कर्मचारियों के पास इनको करने के लिए विशेषज्ञता या समय नहीं हो सकता है, और इस प्रकार कंपनी सिस्टम को उल्लंघनों के संपर्क में ला सकते हैं।
शैडो IT जोखिमों को कैसे प्रबंधित करें
अपने संगठन में शैडो IT को पूरी तरह से खत्म करना एक बड़ा आदेश हो सकता है। सुरक्षित पक्ष पर रहने के लिए, आपको इसे प्रबंधित करना सीखना चाहिए क्योंकि आपके कर्मचारी आपकी पीठ पीछे इसमें लिप्त हो सकते हैं।
आप निम्नलिखित विधियों से इस मुद्दे को संबोधित कर सकते हैं और आम सहमति ढूंढ सकते हैं।
1. अपने कर्मचारियों को शिक्षित करें
कर्मचारियों द्वारा शैडो IT का उपयोग न करने की संभावना अधिक होती है जब वे जानते हैं कि यह खराब क्यों है। उनमें से कुछ को खतरों के बारे में पता भी नहीं हो सकता है क्योंकि वे अपनी नौकरी को बढ़ाने के लिए उपकरणों का उपयोग कर रहे हैं। उन पर भारी पड़ने के बजाय, आपको उन्हें अपनी संगठन के खतरों के बारे में शिक्षित करना चाहिए।
अपने संगठन में एक स्वस्थ साइबर सुरक्षा संस्कृति विकसित करें ताकि हर कोई हर समय स्वस्थ साइबर सुरक्षा प्रथाओं को बनाए रखने की आवश्यकता को समझे, तब भी जब कोई देख न रहा हो।
2. अपने कर्मचारियों को उनके आवश्यक उपकरणों के साथ सशक्त बनाएं
अपने कर्मचारियों पर उपकरण थोपने के बजाय, उनके साथ खुला संचार स्थापित करें कि उन्हें अपनी नौकरी में कुशल होने के लिए किन उपकरणों की आवश्यकता है और प्रावधान करें।
जब खुला संचार होता है, तो कर्मचारी आपको किसी भी ऐसी चीज के बारे में सूचित करने में खुश होंगे जो उनके काम को बढ़ा सकती है, बजाय इसके कि वे आपके ज्ञान के बिना उनका उपयोग करें।
3. जांच और अनुमोदन प्रक्रियाओं को सरल बनाएं
अपने कर्मचारियों का विश्वास जीतने के बाद कि वे अपनी IT जरूरतों को आप तक पहुंचाएं, प्रक्रिया को लागू करने के लिए एक संरचना बनाएं।
जांच प्रक्रिया को सुव्यवस्थित करें ताकि IT विभाग अनुशंसित उपकरणों को मंजूरी देने में हमेशा के लिए न ले। अन्यथा, आपके कर्मचारी सिस्टम को आपकी पीठ पीछे उपयोग करने के अपने पुराने तरीकों पर वापस आ जाएंगे।
4. अपनी संपत्तियों को प्राथमिकता दें
साइबर हमलावर उन संपत्तियों पर अपना समय बर्बाद नहीं करते जिनका उनके लिए कोई मूल्य नहीं है। वे सबसे मूल्यवान को लक्षित करते हैं।
अपने संसाधनों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित करें अपनी सबसे मूल्यवान डिजिटल संपत्तियों को प्राथमिकता देकर। शैडो IT उपकरणों पर ध्यान केंद्रित करके खुद को अभिभूत न करें जो हानिरहित हैं, विशेष रूप से वे जो सीधे इंटरनेट से जुड़े नहीं हैं, जब आपको अपनी सबसे बड़ी संपत्तियों पर ध्यान केंद्रित करना चाहिए।
5. अपने शैडो IT इंफ्रास्ट्रक्चर को प्रबंधित करने के लिए उन्नत उपकरणों का उपयोग करें
शैडो IT तब खतरा पैदा करता है जब उपकरणों का पता नहीं चलता। एक बार जब आप उपकरणों का पता लगा सकते हैं और उन्हें निगरानी में रख सकते हैं, तो आपको चिंता करने की बहुत कम बात है। आप उन्नत साइबर सुरक्षा उपकरणों का उपयोग करके अपने सिस्टम की निगरानी करके अपने इंफ्रास्ट्रक्चर पर नजर रख सकते हैं।
शैडो IT को अपने लाभ में बदलें
जब तक एक संगठन में कर्मचारी हैं, तब तक शैडो IT होगा। और ऐसा इसलिए है क्योंकि कर्मचारी स्वाभाविक रूप से अपने काम को आसान बनाने के तरीके खोजेंगे, खासकर जब ऐसा करने का उनका कोई दुर्भावनापूर्ण इरादा न हो।
यदि आप उन्हें उन उपकरणों को सामने के दरवाजे से लाने के लिए मना सकते हैं, तो आप वास्तव में इसे छाया में रखे बिना शैडो IT के लाभों का आनंद ले सकते हैं।
