क्विक एनालिसिस टूल एक्सेल में डेटा एनालिसिस को संभालने के तरीके को बदल देता है। यह माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल सुविधा आपको विभिन्न विश्लेषण विकल्पों तक आसान और त्वरित पहुंच प्रदान करती है। बस कुछ ही क्लिक में, आप अपने डेटा को संक्षिप्त और पिवट टेबल, स्पार्कलाइन्स, या चार्ट में बदल सकते हैं।
अधिकांश एक्सेल सुविधाएं रिबन या मेनू में आसानी से मिल जाती हैं। हालांकि, क्विक एनालिसिस टूल अलग है। यह एक असतत सुविधा है जो तब प्रकट होती है जब आप सेल की रेंज का चयन करते हैं। तो आगे बढ़ें, और उन सेल की रेंज को हाइलाइट करें जिनके साथ आप काम करना चाहते हैं।
निचले दाएं कोने में एक छोटा बॉक्स जिसमें लाइटनिंग बोल्ट आइकन है, देखें? यह आपके द्वारा अभी बनाए गए चयन में है। वह क्विक एनालिसिस बटन है। यदि आप इस पर क्लिक करते हैं, तो एक मेनू खुलेगा, और आप विभिन्न सुविधाओं को चुन सकते हैं।
क्विक एनालिसिस सुविधा तक पहुंचने का एक वैकल्पिक तरीका Ctrl + Q कीबोर्ड शॉर्टकट दबाना है। यह स्वचालित रूप से क्विक एनालिसिस टूल को सक्रिय करेगा।
याद रखें कि क्विक एनालिसिस टूल दिखाई नहीं देगा यदि आप खाली सेल, कॉलम, या पंक्तियों का चयन करते हैं। यह केवल डेटा चयन के साथ काम करता है, इसलिए आपके हाइलाइट किए गए सेल में कच्चा डेटा होना चाहिए।
एक्सेल में क्विक एनालिसिस टूल कैसे सक्षम करें
यदि आप तब भी क्विक एनालिसिस बटन नहीं देख सकते हैं, तो हो सकता है कि आपके माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल वर्जन में यह सुविधा अक्षम हो। चिंता न करें, आप इसे मैन्युअल रूप से सक्षम कर सकते हैं। बस इन सरल चरणों का पालन करें:
- एक्सेल रिबन पर फाइल टैब पर जाएं।
- बाएं साइड मेनू के नीचे विकल्प चुनें।
- एक्सेल विकल्प विंडो से जनरल चुनें।
- शो क्विक एनालिसिस ऑप्शन्स ऑन सिलेक्शन ढूंढें और उसके बगल में बॉक्स को चेक करें।
- विकल्प विंडो के नीचे OK बटन पर क्लिक करके प्राथमिकताओं को सेव करें।
अब, जब आप चयन करेंगे तो आप क्विक एनालिसिस बटन देख पाएंगे। यदि आप इसे बंद करना चाहते हैं, तो शो क्विक एनालिसिस ऑप्शन्स ऑन सिलेक्शन के बगल में बॉक्स को अनचेक करें।
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एक्सेल में क्विक एनालिसिस टूल का उपयोग करना
क्विक एनालिसिस टूल जटिल एक्सेल फॉर्मूला और फंक्शन की तुलना में उपयोग करना बहुत आसान है। यह बहुत सहज है, और मेनू अत्यधिक उपयोगकर्ता-अनुकूल है। क्विक एनालिसिस टूल का उपयोग करने के लिए, निम्न का प्रयास करें:
- उन सेल की रेंज चुनें जिन पर आप डेटा विश्लेषण करना चाहते हैं। यह टेक्स्ट स्ट्रिंग्स से लेकर संख्याओं वाली टेबल तक कोई भी प्रासंगिक डेटासेट हो सकता है।
- चयन के नीचे दिखाई देने वाले क्विक एनालिसिस टूल बटन पर क्लिक करें, या अपने कीबोर्ड पर Ctrl + Q दबाएं।
- क्विक एनालिसिस मेनू से वांछित सुविधा श्रेणी चुनें। आप यह पूर्वावलोकन करने के लिए विशिष्ट विकल्प पर होवर कर सकते हैं कि यह आपके डेटा को कैसे बदल देगा।
- वांछित विकल्प पर क्लिक करने से यह चयनित डेटा पर स्वचालित रूप से लागू हो जाएगा।
क्विक एनालिसिस टूल का उपयोग करना इतना आसान और तेज़ है। लेकिन यदि आप उपलब्ध श्रेणियों के बारे में अधिक जानना चाहते हैं, तो पढ़ना जारी रखें।
फॉर्मेटिंग
फॉर्मेटिंग श्रेणी आपको अपने चयनित डेटा को कंडीशनल फॉर्मेटिंग विकल्प लागू करके फॉर्मेट करने की अनुमति देती है। आपके लिए उपलब्ध फॉर्मेटिंग विकल्प आपके द्वारा निपटाए जा रहे डेटा के प्रकार पर निर्भर करेंगे।
- संख्यात्मक डेटा डेटा बार्स, आइकन सेट्स, ग्रेटर थान, और टॉप 10% सुविधाओं का उपयोग कर सकता है।
- टेक्स्ट मान डुप्लीकेट हाइलाइट करें, यूनिक वैल्यूज, सेल्स दैट कंटेन, या एक्सैक्ट मैच सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं जो आपको कुछ मानदंडों के आधार पर डेटा की पहचान और फ़िल्टर करने में मदद करेंगे।
- डेटा डेटा का उपयोग लास्ट मंथ, लास्ट वीक, ग्रेटर थान, लेस थान, या इक्वल टू ए पार्टिकुलर डेट सुविधा को हाइलाइट करने के लिए किया जा सकता है।
आप Ctrl + Q और फिर F दबाकर फॉर्मेटिंग श्रेणी तक पहुंच सकते हैं।
आइए इस श्रेणी को एक उदाहरण के रूप में देखें। मान लीजिए आप एक निश्चित संख्या से ऊपर मान वाले सेल को हाइलाइट करना चाहते हैं। इन चरणों का पालन करें:
- उन सेल की रेंज चुनें जिन्हें आप फॉर्मेट करना चाहते हैं और क्विक एनालिसिस टूल को सक्रिय करें।
- फॉर्मेटिंग ग्रुप पर जाएं और ग्रेटर थान विकल्प चुनें।
- एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा। वह संख्या टाइप करें जिसकी आप तुलना करना चाहते हैं और फॉर्मेटिंग स्टाइल चुनें। डिफ़ॉल्ट हाइलाइट रंग हल्का लाल है, लेकिन आप इसे जो चाहें बदल सकते हैं।
- पुष्टि करने के लिए OK पर क्लिक करें।
परिणाम इससे मिलता-जुलता दिखेगा:
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चार्ट्स
आप अपने एक्सेल स्प्रेडशीट में ग्राफ डालने और चार्ट बनाने के लिए क्विक एनालिसिस टूल का उपयोग कर सकते हैं। हालांकि क्विक एनालिसिस टूल में विकल्पों की एक सीमित श्रृंखला है, यह चयनित डेटा के आधार पर सबसे उपयुक्त चार्ट का सुझाव देगा।
प्रत्येक प्रस्तावित चार्ट प्रकार पर होवर करें यह देखने के लिए कि यह आपके डेटा के साथ कैसा दिखेगा। यदि आपको अनुशंसित चार्ट की सूची में आपके द्वारा डाले जाने वाले चार्ट का प्रकार नहीं दिखता है, तो बस मोर चार्ट्स विकल्प पर क्लिक करें। इंसर्ट चार्ट डायलॉग बॉक्स खुलेगा जहां सभी चार्ट प्रकार प्रदर्शित होंगे जिन्हें आप चुन सकते हैं।
Ctrl + Q और फिर C दबाकर चार्ट्स टैब तक पहुंचें।
यहां एक उदाहरण है कि आप एक्सेल में पाई चार्ट कैसे आसानी से बना सकते हैं:
- डेटा रेंज चुनें और क्विक एनालिसिस टूल एक्सेस करें।
- क्विक एनालिसिस मेनू से चार्ट्स टैब चुनें।
- पाई चार्ट विकल्प पर होवर करें। यदि आप इसे नहीं देखते हैं, तो मोर चार्ट्स पर क्लिक करें।
- यदि आपको पाई चार्ट प्रीव्यू पसंद है, तो इसे अपने स्प्रेडशीट में स्वचालित रूप से डालने के लिए इस पर क्लिक करें।
टोटल्स
क्विक एनालिसिस मेनू में टोटल्स टैब आपको योग, औसत, गणना, प्रतिशत, और रनिंग टोटल जैसे सारांश आंकड़े जल्दी से प्रदर्शित करने की अनुमति देता है। टोटल्स लागू करने के विकल्प आपके द्वारा काम किए जा रहे चयनित डेटा के प्रकार और प्रारूप पर निर्भर करेंगे। यदि आपका डेटा टेक्स्ट स्ट्रिंग्स है, तो आपके लिए उपलब्ध एकमात्र विकल्प गणना होगा। यह विकल्प आपको टेक्स्ट मानों वाले सेल की संख्या दिखाएगा।
आप पंक्तियों और कॉलम दोनों के लिए टोटल्स की गणना कर सकते हैं। वर्टिकल सारांश विकल्पों में नीले रंग की रेखा होती है। पीली ऊर्ध्वाधर रेखा पंक्ति सारांश को नामित करती है। टोटल्स टैब को त्वरित रूप से एक्सेस करने के लिए, Ctrl + Q और फिर O दबाएं।
आइए एक उदाहरण पर पंक्तियों और कॉलम के लिए प्रतिशत टोटल्स की गणना करें:
- डेटासेट चुनें और क्विक एनालिसिस टूल एक्सेस करें।
- टोटल्स टैब चुनें, और फिर नीले रंग में % टोटल विकल्प।
- यह प्रत्येक चयनित कॉलम के लिए प्रतिशत टोटल्स की गणना करेगा।
टेबल्स और पिवट टेबल्स
क्विक एनालिसिस मेनू में टेबल्स टैब आपको अपने चयनित डेटासेट को जल्दी से एक फॉर्मेटेड एक्सेल टेबल में बदलने की अनुमति देगा। टेबल्स डेटा प्रबंधन के लिए बहुत उपयोगी हैं क्योंकि उनके पास बहुत आसान फ़िल्टरिंग, सॉर्टिंग, और ऑटो-एक्सपैंडिंग सुविधाएं हैं। इसके अलावा, आप चयनित सेल्स को स्रोत के रूप में उपयोग करके एक नई स्प्रेडशीट में पिवट टेबल भी डाल सकते हैं अधिक व्यापक विश्लेषण के लिए।
Ctrl + Q और फिर T दबाकर टेबल्स टैब को त्वरित रूप से एक्सेस करें।
आइए एक उदाहरण देखें कि नियमित रेंज को एक्सेल टेबल में कैसे बदलें:
- उस डेटा को चुनें जिसे आप टेबल में बदलना चाहते हैं और क्विक एनालिसिस टूल एक्सेस करें।
- टेबल्स टैब चुनें, और टेबल चुनें।
- टेबल स्वचालित रूप से डाला जाएगा, लेकिन आप बाद में एक्सेल रिबन में टेबल डिज़ाइन टैब में टेबल स्टाइल्स गैलरी का उपयोग करके इसकी शैली बदल सकते हैं।
स्पार्कलाइन्स
क्या आप अपने डेटा को एक सुंदर और कॉम्पैक्ट तरीके से प्रदर्शित करना चाहते हैं? अपने डेटासेट के भीतर पैटर्न को विज़ुअलाइज़ करने के लिए स्पार्कलाइन्स का उपयोग करें। आप तीन प्रकार के स्पार्कलाइन्स में से चुन सकते हैं: लाइन, कॉलम, या विन/लॉस। आप उन्हें मिनी चार्ट के रूप में भी सोच सकते हैं।
स्पार्कलाइन्स का मुख्य लक्ष्य आपके एक्सेल स्प्रेडशीट को अधिक पठनीय, दृष्टि से सुखद बनाना, और महत्वपूर्ण जानकारी को हाइलाइट करना है। आप Ctrl + Q और फिर S दबाकर स्पार्कलाइन्स टैब को त्वरित रूप से एक्सेस कर सकते हैं।
आइए एक उदाहरण देखें कि अपने एक्सेल शीट में स्पार्कलाइन्स को तेजी से कैसे डालें:
- उस डेटा रेंज को चुनें जिसके साथ आप काम करेंगे, और क्विक एनालिसिस टूल एक्सेस करें।
- स्पार्कलाइन्स टैब चुनें और पसंदीदा प्रकार चुनें: लाइन, कॉलम, या विन/लॉस।
- आसन्न कॉलम में आप देखेंगे कि स्पार्कलाइन्स बनाए गए थे, चयनित डेटा का एक दृश्य प्रतिनिधित्व। रिबन में स्पार्कलाइन टैब के साथ अपने स्पार्कलाइन्स को फॉर्मेट और कस्टमाइज़ करना जारी रखें।
जैसा कि आप इस ट्यूटोरियल में देख सकते हैं, एक्सेल का क्विक एनालिसिस टूल उन कार्यों को गति देने में मदद करता है जो कभी मैनुअल थे। टूल की क्षमताओं से खुद को परिचित करके, आप अपने वर्कफ़्लो में सुधार कर सकते हैं और जानकारी को पचाने योग्य तरीके से प्रस्तुत कर सकते हैं।
