माइक्रोसॉफ्ट एक्सेल बेसिक्स ट्यूटोरियल - एक्सेल का उपयोग करना सीखना

2018 में लिखे गए एक लेख में, मानव संसाधन और वित्तीय उद्योग में विशेषज्ञता वाली कंपनी रॉबर्ट हाफ ने लिखा है कि 63% वित्तीय फर्म प्राथमिक क्षमता में एक्सेल का उपयोग करना जारी रखती हैं। माना, यह 100% नहीं है और वास्तव में इसे उपयोग में गिरावट माना जाता है! लेकिन यह देखते हुए कि सॉफ़्टवेयर एक स्प्रेडशीट सॉफ़्टवेयर है और केवल वित्तीय उद्योग सॉफ़्टवेयर के रूप में डिज़ाइन नहीं किया गया है, 63% अभी भी उद्योग का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और यह स्पष्ट करने में मदद करता है कि एक्सेल कितना महत्वपूर्ण है।

एक्सेल का उपयोग करना सीखना मुश्किल नहीं है। इसे एक बार में एक कदम उठाने से आपको अपनी गति से एक नौसिखिया से एक विशेषज्ञ (या कम से कम उस बिंदु के करीब) में जाने में मदद मिलेगी।

इस लेख में हम क्या कवर करने जा रहे हैं, इसके पूर्वावलोकन के रूप में, कार्यपत्रकों, बुनियादी उपयोग योग्य कार्यों और सूत्रों के बारे में सोचें और कार्यपत्रक या कार्यपुस्तिका को नेविगेट करें। दी, हम हर संभव एक्सेल फ़ंक्शन को कवर नहीं करेंगे, लेकिन हम पर्याप्त रूप से कवर करेंगे कि यह आपको एक विचार देता है कि दूसरों से कैसे संपर्क करें।

बुनियादी परिभाषाएं

यदि हम कुछ परिभाषाओं को शामिल करें तो यह वास्तव में सहायक है। सबसे अधिक संभावना है, आपने इन शर्तों को सुना है (या पहले से ही जानते हैं कि वे क्या हैं)। लेकिन हम सुनिश्चित करने के लिए उन्हें कवर करेंगे और एक्सेल का उपयोग करने का तरीका सीखने की बाकी प्रक्रिया के लिए पूरी तरह तैयार रहेंगे।

कार्यपुस्तिका बनाम कार्यपत्रक

एक्सेल दस्तावेज़ों को वर्कबुक कहा जाता है और जब आप पहली बार एक्सेल दस्तावेज़ (कार्यपुस्तिका) बनाते हैं, तो कई (सभी नहीं) एक्सेल संस्करणों में स्वचालित रूप से तीन टैब शामिल होंगे, जिनमें से प्रत्येक की अपनी खाली वर्कशीट होगी। यदि आपका एक्सेल का संस्करण ऐसा नहीं करता है, तो चिंता न करें, हम सीखेंगे कि उन्हें कैसे बनाया जाए।

वर्कशीट वास्तविक भाग हैं जहाँ आप डेटा दर्ज करते हैं। यदि इसे नेत्रहीन रूप से सोचना आसान है, तो कार्यपत्रकों को उन टैब के रूप में सोचें। आप राइट-क्लिक करके और डिलीट विकल्प चुनकर टैब जोड़ सकते हैं या टैब हटा सकते हैं। वे कार्यपत्रक वास्तविक स्प्रैडशीट हैं जिनके साथ हम काम करते हैं और उन्हें कार्यपुस्तिका फ़ाइल में रखा जाता है।

रिबन

रिबन एक्सेल एप्लिकेशन में शॉर्टकट की एक पंक्ति की तरह फैलता है, लेकिन शॉर्टकट जो नेत्रहीन (पाठ विवरण के साथ) प्रदर्शित होते हैं। यह तब मददगार होता है जब आप कुछ संक्षिप्त क्रम में करना चाहते हैं और विशेष रूप से जब आपको यह निर्धारित करने में सहायता की आवश्यकता होती है कि आप क्या करना चाहते हैं।

शीर्ष मेनू विकल्पों (अर्थात होम, इंसर्ट, डेटा, समीक्षा, आदि) में से आप किस अनुभाग/समूह को चुनते हैं, इसके आधार पर रिबन बटनों का एक अलग समूहीकरण होता है और प्रस्तुत दृश्य विकल्प उन समूहों से संबंधित होंगे।

एक्सेल शॉर्टकट

शॉर्टकट एक्सेल सॉफ़्टवेयर को तेज़ी से नेविगेट करने में सहायक होते हैं, इसलिए उन्हें सीखना सहायक (लेकिन बिल्कुल आवश्यक नहीं) है। उनमें से कुछ एक्सेल एप्लिकेशन के पुराने संस्करणों के मेनू में सूचीबद्ध शॉर्टकट्स को देखकर और फिर उन्हें अपने लिए आज़माकर सीखे जाते हैं।

एक्सेल शॉर्टकट सीखने का दूसरा तरीका एक्सेल डेवलपर्स की वेबसाइट पर उनकी सूची देखना है। भले ही एक्सेल का आपका संस्करण शॉर्टकट प्रदर्शित नहीं करता है, फिर भी उनमें से अधिकतर काम करते हैं।

सूत्र बनाम कार्य

फ़ंक्शन एक्सेल की अंतर्निहित क्षमताएं हैं और सूत्रों में उपयोग की जाती हैं। उदाहरण के लिए, यदि आप एक सूत्र सम्मिलित करना चाहते हैं जो एक स्प्रेडशीट के विभिन्न कक्षों में संख्याओं के योग की गणना करता है, तो आप ऐसा करने के लिए फ़ंक्शन SUM () का उपयोग कर सकते हैं।

इस लेख में इस फ़ंक्शन (और अन्य कार्यों) के बारे में थोड़ा और अधिक।

फॉर्मूला बार

फॉर्मूला बार एक ऐसा क्षेत्र है जो रिबन के नीचे दिखाई देता है। इसका उपयोग सूत्रों और डेटा के लिए किया जाता है। आप सेल में डेटा दर्ज करते हैं और यदि आप उस सेल पर अपना माउस रखते हैं तो यह फॉर्मूला बार में भी दिखाई देगा।

जब हम फॉर्मूला बार का संदर्भ देते हैं, तो हम केवल यह संकेत दे रहे हैं कि उपयुक्त सेल का चयन करते हुए हमें उस स्थान पर फॉर्मूला टाइप करना चाहिए (जो, फिर से, सेल का चयन करने और टाइप करना शुरू करने पर स्वचालित रूप से हो जाएगा)।

वर्कशीट उदाहरण बनाना और फ़ॉर्मेट करना

आप अपने एक्सेल वर्कशीट से बहुत सी चीजें कर सकते हैं। इस लेख में आगे बढ़ते हुए हम आपको कुछ उदाहरण चरण देंगे ताकि आप उन्हें स्वयं आज़मा सकें।

पहली कार्यपुस्तिका

रिक्त कार्यपुस्तिका से प्रारंभ करना सहायक होता है। तो, आगे बढ़ें और नया . चुनें . यह आपके Excel के संस्करण के आधार पर भिन्न हो सकता है, लेकिन आमतौर पर फ़ाइल . में होता है क्षेत्र।

नोट:  ऊपर दी गई छवि खोलें says कहती है शीर्ष पर यह दर्शाने के लिए कि आप नया . तक पहुंच सकते हैं (बाईं ओर, हरे तीर से इंगित) कहीं से भी। यह नए एक्सेल का स्क्रीनशॉट है।

जब आप नया . पर क्लिक करते हैं आप कुछ उदाहरण टेम्पलेट प्राप्त करने की संभावना से अधिक हैं। एक्सेल के संस्करणों के बीच टेम्पलेट स्वयं भिन्न हो सकते हैं, लेकिन आपको किसी प्रकार का चयन करना चाहिए।

एक्सेल का उपयोग करने का तरीका सीखने का एक तरीका उन टेम्प्लेट के साथ खेलना है और देखें कि उन्हें "टिक" क्या बनाता है। हमारे लेख के लिए, हम एक खाली दस्तावेज़ से शुरू कर रहे हैं और डेटा और फ़ार्मुलों आदि के साथ खेल रहे हैं। 

तो आगे बढ़ो और रिक्त दस्तावेज़ विकल्प का चयन करें। इंटरफ़ेस संस्करण से संस्करण में भिन्न होगा, लेकिन विचार प्राप्त करने के लिए पर्याप्त समान होना चाहिए। थोड़ी देर बाद हम एक और नमूना एक्सेल शीट भी डाउनलोड करेंगे।

डेटा सम्मिलित करना

आपकी स्प्रैडशीट (a.k.a. वर्कशीट) में डेटा प्राप्त करने के कई अलग-अलग तरीके हैं। एक तरीका यह है कि आप जो चाहते हैं उसे टाइप करें जहां आप इसे चाहते हैं। विशेष सेल चुनें और बस टाइप करना शुरू करें।

दूसरा तरीका है डेटा को कॉपी करना और फिर उसे अपनी स्प्रेडशीट में पेस्ट करना। दी, यदि आप ऐसे डेटा की प्रतिलिपि बना रहे हैं जो तालिका प्रारूप में नहीं है तो यह थोड़ा दिलचस्प हो सकता है कि यह आपके दस्तावेज़ में कहां है। लेकिन सौभाग्य से हम दस्तावेज़ को हमेशा संपादित कर सकते हैं और आवश्यकतानुसार कहीं और कॉपी और पेस्ट कर सकते हैं।

आप इस लेख के एक हिस्से को चुनकर, कॉपी करके, और फिर अपनी खाली स्प्रैडशीट में पेस्ट करके कॉपी/पेस्ट विधि को अभी आज़मा सकते हैं।

लेख के भाग का चयन करने और उसे कॉपी करने के बाद, अपनी स्प्रैडशीट पर जाएं और वांछित सेल पर क्लिक करें जहां आप पेस्ट शुरू करना चाहते हैं और ऐसा करें। ऊपर दिखाया गया तरीका राइट-क्लिक मेनू का उपयोग कर रहा है और फिर आइकन के रूप में "पेस्ट" का चयन कर रहा है।

यह संभव है कि एक्सेल बिल्ट-इन पेस्ट विधि का उपयोग करते समय आपको त्रुटि मिल सकती है, यहां तक ​​कि अन्य एक्सेल बिल्ट-इन विधियों के साथ भी। सौभाग्य से, त्रुटि चेतावनी (ऊपर) आपको शीट में कॉपी किए गए डेटा को प्राप्त करने के लिए सही दिशा में इंगित करने में मदद करती है।

डेटा पेस्ट करते समय, एक्सेल इसकी व्याख्या करने का बहुत अच्छा काम करता है। हमारे उदाहरण में, मैंने इस खंड के पहले दो अनुच्छेदों की प्रतिलिपि बनाई और एक्सेल ने इसे दो पंक्तियों में प्रस्तुत किया। चूंकि पैराग्राफ के बीच एक वास्तविक स्थान था, एक्सेल ने उसे भी (रिक्त पंक्ति के साथ) पुन:प्रस्तुत किया। यदि आप किसी तालिका की प्रतिलिपि बना रहे हैं, तो Excel उसे शीट में पुन:प्रस्तुत करने का और भी बेहतर कार्य करता है।

साथ ही, आप रिबन में पेस्ट करने के लिए बटन का उपयोग कर सकते हैं। दृश्य लोगों के लिए, यह वास्तव में सहायक है। यह नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

एक्सेल के कुछ संस्करण (विशेषकर पुराने संस्करण) आपको डेटा आयात करने की अनुमति देते हैं (जो समान फाइलों या सीएसवी - अल्पविराम से अलग किए गए मान - फाइलों के साथ सबसे अच्छा काम करता है)। एक्सेल के कुछ नए संस्करणों में वह विकल्प नहीं है लेकिन आप अभी भी दूसरी फ़ाइल (जिसे आप आयात करना चाहते हैं) खोल सकते हैं, सभी का चयन करें का उपयोग करें और फिर इसे अपनी एक्सेल स्प्रेडशीट में कॉपी और पेस्ट करें।

जब आयात उपलब्ध होता है, तो यह आमतौर पर फ़ाइल . के अंतर्गत पाया जाता है मेन्यू। जब आप फ़ाइल पर क्लिक करते हैं, तो Excel के नए संस्करण (संस्करणों) में, आपको अधिक ग्राफिकल यूजर इंटरफेस पर भेजा जा सकता है . अपनी कार्यपत्रक पर वापस लौटने के लिए बस ऊपर बाईं ओर स्थित तीर पर क्लिक करें।

हाइपरलिंकिंग

हाइपरलिंकिंग काफी आसान है, खासकर रिबन का उपयोग करते समय। आपको हाइपरलिंक बटन सम्मिलित करें . के अंतर्गत मिलेगा नए एक्सेल संस्करणों में मेनू। इसे कमांड-के . जैसे शॉर्टकट के माध्यम से भी एक्सेस किया जा सकता है ।

डेटा स्वरूपण (उदाहरण:संख्याएं और तिथियां)

कभी-कभी डेटा को प्रारूपित करना सहायक होता है। यह संख्याओं के साथ विशेष रूप से सच है। क्यों? कभी-कभी संख्याएं स्वचालित रूप से एक सामान्य प्रारूप (डिफ़ॉल्ट की तरह) में आ जाती हैं जो एक पाठ प्रारूप की तरह अधिक होती है। लेकिन अक्सर, हम चाहते हैं कि हमारी संख्याएँ संख्याओं की तरह व्यवहार करें।

दूसरा उदाहरण तारीखें होंगी, जिन्हें हम यह सुनिश्चित करने के लिए प्रारूपित करना चाहते हैं कि हमारी सभी तिथियां सुसंगत दिखाई दें, जैसे कि 202000101 या 01/01/20 या जो भी प्रारूप हम अपने दिनांक प्रारूप के लिए चुनते हैं।

आप नीचे दी गई छवियों में दिखाए गए दो अलग-अलग तरीकों से अपने डेटा को प्रारूपित करने के विकल्प तक पहुंच सकते हैं।

एक बार एक्सेस करने के बाद, कहें, नंबर प्रारूप, आपके पास कई विकल्प होंगे। जब आप राइट-क्लिक विधि का उपयोग करते हैं तो ये विकल्प दिखाई देते हैं। जब आप रिबन का उपयोग करते हैं, तो आपके विकल्प रिबन में वहीं होते हैं। यह सब इस बात पर निर्भर करता है कि आपके लिए कौन सा आसान है।

यदि आप कुछ समय से एक्सेल का उपयोग कर रहे हैं, तो परिणामी संख्या प्रारूप संवाद बॉक्स (नीचे दिखाया गया) के साथ राइट-क्लिक विधि को समझना आसान हो सकता है। यदि आप नए या अधिक दृश्य हैं, तो रिबन विधि अधिक समझ में आ सकती है (और उपयोग करने में बहुत तेज)। दोनों आपको संख्या स्वरूपण विकल्प प्रदान करते हैं।

यदि आप कुछ भी ऐसा टाइप करते हैं जो किसी तिथि से मिलता-जुलता है, तो एक्सेल के नए संस्करण रिबन में दर्शाने के लिए काफी अच्छे हैं जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

रिबन से आप अपनी तिथि के लिए प्रारूपों का चयन कर सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक छोटी तिथि या एक लंबी तिथि चुन सकते हैं। आगे बढ़ें और इसे आजमाएं और अपने परिणाम देखें।

प्रस्तुति स्वरूपण (उदाहरण:पाठ संरेखित करना)

यह समझने में भी मददगार है कि अपने डेटा को कैसे संरेखित किया जाए, क्या आप चाहते हैं कि यह सब बाईं ओर या दाईं ओर (या उचित, आदि) हो। इसे भी रिबन के माध्यम से एक्सेस किया जा सकता है।

जैसा कि आप ऊपर की छवियों से देख सकते हैं, पाठ का संरेखण (यानी दाएं, बाएं, आदि) रिबन विकल्प की दूसरी पंक्ति पर है। आप रिबन में अन्य संरेखण विकल्प (यानी ऊपर, नीचे) भी चुन सकते हैं।

इसके अलावा, यदि आप ध्यान दें, तो संख्याओं जैसी चीजों को संरेखित करना बाएं संरेखित होने पर सही नहीं लग सकता है (जहां पाठ बेहतर दिखता है) लेकिन दाएं संरेखित होने पर बेहतर दिखता है। संरेखण बहुत कुछ वैसा ही है जैसा आप किसी शब्द संसाधन अनुप्रयोग में देखेंगे।

कॉलम और पंक्तियाँ

यह जानना उपयोगी है कि कैसे काम करना है, साथ ही साथ कॉलम और पंक्तियों की चौड़ाई और आयामों को समायोजित करना है। सौभाग्य से, एक बार जब आप इसे समझ लेते हैं, तो यह करना काफी आसान हो जाता है।

पंक्तियों या स्तंभों को जोड़ने या हटाने के दो भाग हैं। पहला भाग चयन प्रक्रिया है और दूसरा राइट-क्लिक और इन्सर्ट या डिलीट विकल्प चुनना है।

उस डेटा को याद रखें जिसे हमने इस लेख से कॉपी किया था और उपरोक्त उदाहरण में अपनी खाली एक्सेल शीट में चिपकाया था? हमें शायद अब इसकी आवश्यकता नहीं है इसलिए पंक्तियों को हटाने की प्रक्रिया के लिए यह एक आदर्श उदाहरण है।

हमारा पहला कदम याद है? हमें पंक्तियों का चयन करने की आवश्यकता है। आगे बढ़ें और पंक्ति संख्या (ऊपरी बाएँ सेल के बाईं ओर) पर क्लिक करें और अपने माउस से नीचे की ओर खींचकर नीचे की पंक्ति में ले जाएँ जिसे आप हटाना चाहते हैं। इस मामले में, हम तीन पंक्तियों का चयन कर रहे हैं।

फिर, हमारी प्रक्रिया का दूसरा भाग पंक्तियों को हटाएं . पर क्लिक करना है और एक्सेल को उन पंक्तियों को हटाते हुए देखें।

एक पंक्ति डालने की प्रक्रिया समान है लेकिन आपको एक से अधिक पंक्ति का चयन करने की आवश्यकता नहीं है। एक्सेल निर्धारित करेगा कि आप कहाँ क्लिक करते हैं जहाँ आप पंक्ति सम्मिलित करना चाहते हैं।

प्रक्रिया शुरू करने के लिए, उस पंक्ति संख्या पर क्लिक करें जिसे आप नई पंक्ति के नीचे रखना चाहते हैं। यह एक्सेल को आपके लिए पूरी पंक्ति का चयन करने के लिए कहता है। आप जिस स्थान पर हैं, एक्सेल उसके ऊपर की पंक्ति सम्मिलित करेगा। आप राइट-क्लिक करके और पंक्तियाँ सम्मिलित करें चुनकर ऐसा करते हैं।

जैसा कि आप ऊपर देख सकते हैं, हमने 10 . टाइप किया है पंक्ति 10 में.  फिर, 10 . का चयन करने के बाद (पंक्ति 10), राइट-क्लिक करें, और पंक्तियाँ सम्मिलित करें choosing चुनें , संख्या 10 एक पंक्ति में नीचे चली गई। इसके परिणामस्वरूप 10 अब पंक्ति 11 में है।  

यह दर्शाता है कि सम्मिलित पंक्ति को चयनित पंक्ति के ऊपर कैसे रखा गया था। आगे बढ़ो और इसे अपने लिए आजमाओ, ताकि आप देख सकें कि सम्मिलन प्रक्रिया कैसे काम करती है।

यदि आपको एक से अधिक पंक्तियों की आवश्यकता है, तो आप एक से अधिक पंक्तियों का चयन करके ऐसा कर सकते हैं और यह एक्सेल को बताता है कि आपको कितनी चाहिए और वह मात्रा चयनित पंक्ति संख्या के ऊपर डाली जाएगी।

निम्न चित्र इसे एक दृश्य प्रारूप में दिखाते हैं, जिसमें यह भी शामिल है कि 10 . कैसे तीन पंक्तियों में नीचे चला गया, पंक्तियों की संख्या डाली गई।

कॉलम सम्मिलित करना और हटाना मूल रूप से समान है सिवाय इसके कि आप बाईं (पंक्तियों) के बजाय ऊपर (कॉलम) से चयन कर रहे हैं।

फ़िल्टर और डुप्लीकेट

जब हमारे पास काम करने के लिए बहुत अधिक डेटा होता है, तो उस डेटा के साथ अधिक आसानी से काम करने के लिए हमारी आस्तीन में कुछ तरकीबें होती हैं।

उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास वित्तीय डेटा का एक समूह है, लेकिन आपको केवल विशिष्ट डेटा देखने की आवश्यकता है। ऐसा करने का एक तरीका एक्सेल "फ़िल्टर" का उपयोग करना है।

सबसे पहले, आइए एक एक्सेल वर्कशीट खोजें जो बहुत सारे डेटा प्रस्तुत करती है, इसलिए हमारे पास इसका परीक्षण करने के लिए कुछ है (बिना सभी डेटा को स्वयं टाइप किए)। आप Microsoft से ऐसा ही एक नमूना डाउनलोड कर सकते हैं। ध्यान रखें कि यह डाउनलोड का सीधा लिंक है इसलिए जब आप उस लिंक पर क्लिक करते हैं तो एक्सेल उदाहरण फ़ाइल तुरंत डाउनलोड होना शुरू हो जानी चाहिए।

अब जब हमारे पास दस्तावेज़ है, तो आइए डेटा की मात्रा देखें। थोड़ा बहुत, है ना? नोट:ऊपर दी गई छवि आपकी नमूना फ़ाइल में आपके पास मौजूद छवि से थोड़ी अलग दिखाई देगी और यह सामान्य है।

मान लें कि आप केवल जर्मनी का डेटा देखना चाहते हैं। रिबन ("होम" के अंतर्गत) में "फ़िल्टर" विकल्प का उपयोग करें। इसे दाईं ओर (नए एक्सेल संस्करणों में) "सॉर्ट" विकल्प के साथ जोड़ा जाता है।

अब, एक्सेल को बताएं कि आपको कौन से विकल्प चाहिए। इस मामले में, हम चयनित देश के रूप में जर्मनी के डेटा की तलाश कर रहे हैं।

आप देखेंगे कि जब आप फ़िल्टर विकल्प का चयन करते हैं, तो कॉलम में छोटे पुल-डाउन तीर दिखाई देते हैं। जब एक तीर का चयन किया जाता है, तो आपके पास "पाठ फ़िल्टर" विकल्प सहित कई विकल्प होते हैं, जिनका हम उपयोग करेंगे। आपके पास आरोही या अवरोही क्रम में लगाने का विकल्प है।

यह समझ में आता है कि एक्सेल इन्हें रिबन में क्यों जोड़ता है क्योंकि ये सभी विकल्प पुल-डाउन सूची में दिखाई देते हैं। हम "टेक्स्ट फ़िल्टर" के अंतर्गत "बराबर..." का चयन करेंगे।

हम जो करना चाहते हैं उसे चुनने के बाद (इस मामले में फ़िल्टर करें), आइए जानकारी/मानदंड प्रदान करें। हम जर्मनी से सभी डेटा देखना चाहते हैं ताकि हम बॉक्स में टाइप कर सकें। फिर, "ओके" पर क्लिक करें।

आप देखेंगे कि अब हम केवल जर्मनी से डेटा देखते हैं। डेटा फ़िल्टर किया गया है। अन्य डेटा अभी भी है। यह सिर्फ देखने से छिपा है। एक समय आएगा जब आप फ़िल्टर को बंद करना चाहेंगे और सारा डेटा देखना चाहेंगे। बस पुल-डाउन पर वापस लौटें और फ़िल्टर को साफ़ करना चुनें, जैसा कि नीचे दी गई छवि में दिखाया गया है।

कभी-कभी आपके पास ऐसे डेटा सेट होंगे जिनमें डुप्लिकेट डेटा शामिल होगा। यदि आपके पास केवल एकवचन डेटा है तो यह बहुत आसान है। उदाहरण के लिए, आप अपने एक्सेल वर्कशीट में ठीक उसी वित्तीय डेटा रिकॉर्ड को दो बार (या अधिक) क्यों चाहते हैं?

नीचे एक डेटा सेट का एक उदाहरण दिया गया है जिसमें कुछ डेटा दोहराया गया है (पीले रंग में हाइलाइट किया गया दिखाया गया है)।

डुप्लिकेट (या अधिक, जैसा कि इस मामले में) को हटाने के लिए, डुप्लिकेट डेटा का प्रतिनिधित्व करने वाली पंक्तियों में से एक पर क्लिक करके प्रारंभ करें (जिसमें दोहराया गया डेटा शामिल है)। यह नीचे की छवि में दिखाया गया है।

अब, "डेटा" टैब या अनुभाग पर जाएं और वहां से, आप रिबन पर एक बटन देख सकते हैं जो "डुप्लिकेट निकालें" कहता है। उस पर क्लिक करें।

इस प्रक्रिया का पहला भाग आपको एक संवाद बॉक्स के साथ प्रस्तुत करता है जो आप नीचे की छवि में देखते हैं। इसे आप भ्रमित न होने दें। यह केवल आपसे पूछ रहा है कि डुप्लिकेट डेटा की पहचान करते समय कौन सा कॉलम देखना है।

उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक ही प्रथम और अंतिम नाम के साथ कई पंक्तियाँ हैं, लेकिन मूल रूप से अन्य स्तंभों में अस्पष्ट हैं (उदाहरण के लिए किसी वेबसाइट से कॉपी/पेस्ट) और आपको केवल प्रथम और अंतिम नाम के लिए अद्वितीय पंक्तियों की आवश्यकता है, तो आप चुनेंगे वे कॉलम ताकि अतिरिक्त डेटा को हटाने में अस्पष्टता जो डुप्लिकेट नहीं हो सकती है, पर विचार नहीं किया जाता है।

इस मामले में, हमने चयन को "सभी कॉलम" के रूप में छोड़ दिया क्योंकि हमने पंक्तियों को मैन्युअल रूप से डुप्लिकेट किया था, इसलिए हमें पता था कि हमारे उदाहरण में सभी कॉलम बिल्कुल समान थे। (आप एक्सेल उदाहरण फ़ाइल के साथ भी ऐसा ही कर सकते हैं और उसका परीक्षण कर सकते हैं।)

उपरोक्त डायलॉग बॉक्स पर "ओके" पर क्लिक करने के बाद, आप परिणाम देखेंगे और इस मामले में, तीन पंक्तियों को मिलान के रूप में पहचाना गया और उनमें से दो को हटा दिया गया।

अब, परिणामी डेटा (नीचे दिखाया गया है) उस डेटा से मेल खाता है, जिसे हमने डुप्लीकेट जोड़ने और हटाने से पहले शुरू किया था।

आपने अभी कुछ तरकीबें सीखी हैं। बड़े डेटा सेट के साथ काम करते समय ये विशेष रूप से सहायक होते हैं। आगे बढ़ें और कुछ अन्य बटनों को आज़माएँ जिन्हें आप रिबन पर देखते हैं और देखें कि वे क्या करते हैं। यदि आप मूल रूप को बनाए रखना चाहते हैं तो आप अपनी एक्सेल उदाहरण फ़ाइल की नकल भी कर सकते हैं। आपके द्वारा डाउनलोड की गई फ़ाइल का नाम बदलें और दूसरी प्रति फिर से डाउनलोड करें। या फ़ाइल को अपने कंप्यूटर पर डुप्लिकेट करें।

मैंने जो किया वह सभी वित्तीय डेटा के साथ टैब को डुप्लिकेट किया गया था (इसे मेरी अन्य उदाहरण फ़ाइल में कॉपी करने के बाद, जिसे हमने शुरू किया था वह खाली था) और डुप्लिकेट टैब के साथ मेरे पास इच्छा के साथ खेलने के लिए दो संस्करण थे। आप टैब पर राइट-क्लिक करके और "डुप्लिकेट" चुनकर इसे आजमा सकते हैं।

सशर्त स्वरूपण

आलेख के इस भाग को इसके प्रदर्शन लाभों के कारण कार्यपुस्तिका बनाने पर अनुभाग में शामिल किया गया है। यदि यह थोड़ा जटिल लगता है या आप फ़ंक्शन और फ़ार्मुलों की तलाश में हैं, तो इस अनुभाग को छोड़ दें और अपने खाली समय में इस पर वापस आएं।

यदि आप कुछ डेटा को हाइलाइट करना चाहते हैं तो सशर्त स्वरूपण आसान है। इस उदाहरण में, हम अपनी एक्सेल उदाहरण फ़ाइल (सभी वित्तीय डेटा के साथ) का उपयोग करने जा रहे हैं और "सकल बिक्री" की तलाश कर रहे हैं जो $ 25,000 से अधिक है।

ऐसा करने के लिए, हमें सबसे पहले उन कक्षों के समूह को हाइलाइट करना होगा जिनका हम मूल्यांकन करना चाहते हैं। अब, ध्यान रखें, आप पूरे कॉलम या रो को हाईलाइट नहीं करना चाहते हैं। आप केवल उन कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं जिनका आप मूल्यांकन करना चाहते हैं। अन्यथा, अन्य कक्षों (जैसे शीर्षकों) का भी मूल्यांकन किया जाएगा और आपको आश्चर्य होगा कि एक्सेल उन शीर्षकों के साथ क्या करता है (उदाहरण के लिए)।

इसलिए, हमारे पास हमारे वांछित सेल हाइलाइट हो गए हैं और अब हम "होम" अनुभाग/समूह पर क्लिक करते हैं और फिर "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करते हैं।

जब हम रिबन में "सशर्त स्वरूपण" पर क्लिक करते हैं, तो हमारे पास कुछ विकल्प होते हैं। इस मामले में हम उन कक्षों को हाइलाइट करना चाहते हैं जो $25,000 से अधिक हैं ताकि हम अपना चयन कैसे करें, जैसा कि नीचे की छवि में दिखाया गया है।

अब हमें एक डायलॉग बॉक्स दिखाई देगा और हम बॉक्स में वैल्यू टाइप कर सकते हैं। हम 25000 टाइप करते हैं। आपको अल्पविराम या किसी भी चीज़ के बारे में चिंता करने की ज़रूरत नहीं है और वास्तव में, यदि आप केवल रॉ नंबर टाइप करते हैं तो यह बेहतर काम करता है।

"ओके" पर क्लिक करने के बाद हम देखेंगे कि उपरोक्त डायलॉग बॉक्स में हमारे "ग्रेटर थान" में हमारी पसंद (दाईं ओर) के अनुसार फ़ील्ड स्वचालित रूप से रंगीन हैं। इस मामले में, "हल्का लाल गहरा लाल पाठ के साथ भरें)। हम एक अलग प्रदर्शन विकल्प भी चुन सकते थे।

यह सशर्त स्वरूपण एक नज़र में डेटा देखने का एक शानदार तरीका है जो एक परियोजना या किसी अन्य के लिए आवश्यक है। इस मामले में, हम "सेगमेंट" देख सकते हैं (जैसा कि उन्हें एक्सेल उदाहरण फ़ाइल में संदर्भित किया गया है) जो सकल बिक्री में $ 25,000 से अधिक करने में सक्षम हैं।

सूत्रों और कार्यों के साथ कार्य करना

एक्सेल में फ़ंक्शंस का उपयोग करना सीखना बहुत मददगार है। वे सूत्रों की मूल हिम्मत हैं। यदि आप उपलब्ध कार्यों का अंदाजा लगाने के लिए कार्यों की एक सूची देखना चाहते हैं, तो "सम्मिलित करें" मेनू / समूह पर क्लिक करें और फिर सबसे बाईं ओर, "फ़ंक्शन/फ़ंक्शन" चुनें।

भले ही एक्सेल रिबन में इस बटन का उद्देश्य एक वास्तविक फ़ंक्शन सम्मिलित करना है (जिसे फॉर्मूला बार में टाइप करके भी पूरा किया जा सकता है, बराबर चिह्न से शुरू होता है और फिर वांछित फ़ंक्शन टाइप करना शुरू करता है), हम इसका भी उपयोग कर सकते हैं यह देखने के लिए कि क्या उपलब्ध है। आप अपने फ़ार्मुलों में क्या उपयोग कर सकते हैं, इसका एक प्रकार का विचार प्राप्त करने के लिए आप फ़ंक्शन के माध्यम से स्क्रॉल कर सकते हैं।

दी, बस उन्हें आज़माना और देखना कि वे क्या करते हैं, यह बहुत मददगार है। आप उस समूह का चयन कर सकते हैं जिसे आप एक श्रेणी का चयन करके देखना चाहते हैं, जैसे "सामान्य रूप से प्रयुक्त" कार्यों की एक छोटी सूची के लिए लेकिन एक सूची जो अक्सर उपयोग की जाती है (और जिसके लिए कुछ फ़ंक्शन इस आलेख में शामिल हैं)।

हम इस आलेख में चर्चा किए गए सूत्रों के उदाहरणों में इनमें से कुछ कार्यों का उपयोग करेंगे।

बराबर = साइन करें

एक्सेल में बराबर का चिन्ह (=) बहुत महत्वपूर्ण है। यह एक आवश्यक भूमिका निभाता है। सूत्रों के मामले में यह विशेष रूप से सच है। मूल रूप से, आपके पास समान चिह्न के साथ पूर्ववर्ती किए बिना कोई सूत्र नहीं है। और सूत्र के बिना, यह केवल डेटा (या टेक्स्ट) है जिसे आपने उस सेल में दर्ज किया है।

तो बस याद रखें कि इससे पहले कि आप एक्सेल को अपने लिए कुछ भी गणना या स्वचालित करने के लिए कहें, कि आप सेल में बराबर चिह्न ( =) टाइप करें।

यदि आप एक $ चिह्न शामिल करते हैं, जो एक्सेल को सूत्र को स्थानांतरित नहीं करने के लिए कहता है। आम तौर पर, वर्कशीट में परिवर्तन के लिए सूत्रों का स्वत:समायोजन (जिसे सापेक्ष सेल संदर्भ कहा जाता है) एक सहायक चीज है, लेकिन कभी-कभी आप इसे नहीं चाहते हैं और उस $ चिह्न के साथ, आप एक्सेल को यह बताने में सक्षम हैं। आप बस सेल संदर्भ के अक्षर और संख्या के सामने $ डालें।

तो D25 का एक सापेक्ष सेल संदर्भ $D$25 हो जाता है। अगर यह हिस्सा भ्रमित करने वाला है, तो इसके बारे में चिंता न करें। आप इस पर वापस आ सकते हैं (या एक्सेल ब्लैंक वर्कबुक के साथ इसके साथ खेल सकते हैं)।

बहुत बढ़िया एम्परसेंड>> &

एम्परसेंड ( &) एक मजेदार छोटा फार्मूला "टूल" है, जो आपको कोशिकाओं को संयोजित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, मान लें कि आपके पास पहले नामों के लिए एक कॉलम है और अंतिम नामों के लिए दूसरा कॉलम है और आप पूरे नाम के लिए एक कॉलम बनाना चाहते हैं। ऐसा करने के लिए आप &का उपयोग कर सकते हैं।

आइए इसे एक्सेल वर्कशीट में आज़माएं। इस उदाहरण के लिए, आइए एक खाली शीट का उपयोग करें ताकि हम किसी अन्य प्रोजेक्ट को बाधित न करें। आगे बढ़ें और अपना पहला नाम A1 में टाइप करें और अपना अंतिम नाम B1 में टाइप करें। अब, उन्हें संयोजित करने के लिए, अपने माउस को C1 सेल पर क्लिक करें और यह सूत्र टाइप करें:  =A1 &““ &B1 . कृपया केवल इटैलिक में भाग का उपयोग करें और बाकी में से किसी का नहीं (जैसे कि अवधि का उपयोग न करना)।

C1 में आप क्या देखते हैं? आपको अपना पूरा नाम अपने पहले और अंतिम नामों के बीच रिक्त स्थान के साथ पूरा देखना चाहिए, जैसा कि आपका पूरा नाम टाइप करने में सामान्य होगा। सूत्र का &“” &भाग वह स्थान है जो उस स्थान का उत्पादन करता है। यदि आपने “ “ को शामिल नहीं किया होता तो आपके पास अपना पहला नाम और अंतिम नाम उनके बीच एक स्थान के बिना होता (आगे बढ़ो और यदि आप परिणाम देखना चाहते हैं तो इसे आजमाएं)।

इसी तरह का एक अन्य सूत्र CONCAT का उपयोग करता है लेकिन हम इसके बारे में थोड़ी देर बाद जानेंगे। अभी के लिए, ध्यान रखें कि एम्परसेंड ( &) आपके लिए क्या कर सकता है क्योंकि यह छोटी सी युक्ति कई स्थितियों में काम आती है।

SUM() फ़ंक्शन

SUM () फ़ंक्शन बहुत आसान है और यह वही करता है जो वह वर्णन करता है। यह उन नंबरों को जोड़ता है जिन्हें आप एक्सेल को शामिल करने के लिए कहते हैं और आपको उनके मूल्यों का योग देता है। आप इसे दो अलग-अलग तरीकों से कर सकते हैं।

हमने कुछ संख्याओं में टाइप करके शुरुआत की ताकि फ़ंक्शन के उपयोग में काम करने के लिए हमारे पास कुछ डेटा हो। हमने केवल 1, 2, 3, 4, 5 का उपयोग किया और A1 में शुरू किया और प्रत्येक सेल में नीचे की ओर A5 की ओर टाइप किया।

अब, SUM () फ़ंक्शन का उपयोग करने के लिए, वांछित सेल में क्लिक करके प्रारंभ करें, इस मामले में हमने A6 का उपयोग किया है, और सूत्र बार में =SUM (टाइपिंग) टाइप किया है। इस उदाहरण में, जब आप पहले "(।" अब, A1 (सबसे ऊपरी सेल) में क्लिक करें और अपने माउस को A5 (या सबसे नीचे वाला सेल जिसे आप शामिल करना चाहते हैं) पर खींचें और फिर फॉर्मूला बार पर वापस आएं और क्लोजिंग टाइप करें ")।  पीरियड्स को शामिल न करें या उद्धरण चिह्न और केवल कोष्ठक। 

इस फ़ंक्शन का उपयोग करने का दूसरा तरीका फॉर्मूला बार में मैन्युअल रूप से जानकारी टाइप करना है। यह विशेष रूप से सहायक होता है यदि आपके पास काफी संख्याएं हैं और उन्हें पकड़ने के लिए स्क्रॉल करना थोड़ा मुश्किल है। इस विधि को उसी तरह शुरू करें जैसे आपने ऊपर के उदाहरण के लिए किया था, "=SUM(."

फिर, सबसे ऊपरी सेल का सेल संदर्भ टाइप करें। इस मामले में, वह A1 होगा। एक कोलन ( :) शामिल करें और फिर सबसे निचले सेल का सेल संदर्भ टाइप करें। इस मामले में, वह A5 होगा।

औसत() फ़ंक्शन

क्या होगा यदि आप यह पता लगाना चाहते हैं कि संख्याओं के समूह का औसत क्या था? आप इसे AVERAGE() फ़ंक्शन के साथ आसानी से कर सकते हैं। आप नीचे दिए गए चरणों में देखेंगे कि यह मूल रूप से उपरोक्त SUM () फ़ंक्शन के समान है लेकिन एक अलग फ़ंक्शन के साथ है।

इसे ध्यान में रखते हुए, हम उस सेल का चयन करके शुरू करते हैं जिसे हम परिणाम के लिए उपयोग करना चाहते हैं (इस मामले में ए 6) और फिर बराबर चिह्न (=) और औसत शब्द के साथ टाइप करना शुरू करते हैं। आप देखेंगे कि जैसे ही आप इसे टाइप करना शुरू करते हैं, आपको सुझाव दिए जाते हैं और यदि आप चाहें तो पूरा शब्द लिखने के बजाय AVERAGE पर क्लिक कर सकते हैं।

सुनिश्चित करें कि हमारे सेल श्रेणी को जोड़ने से पहले आपके सूत्र में एक प्रारंभिक कोष्ठक है। अन्यथा, आपको एक त्रुटि प्राप्त होगी।

अब जबकि हमारे पास “=AVERAGE(“ हमारे A6 सेल में टाइप किया गया है (या जो भी सेल आप परिणाम के लिए उपयोग कर रहे हैं) हम उस सेल रेंज का चयन कर सकते हैं जिसका हम उपयोग करना चाहते हैं। इस मामले में हम A1 से A5 का उपयोग कर रहे हैं।  

ध्यान रखें कि आप श्रेणी का चयन करने के लिए माउस का उपयोग करने के बजाय इसे मैन्युअल रूप से भी टाइप कर सकते हैं। यदि आपके पास एक बड़ा डेटा सेट है, तो इसे चुनने के लिए आवश्यक स्क्रॉलिंग की तुलना में श्रेणी में टाइपिंग संभवतः आसान है। लेकिन, ज़ाहिर है, यह आप पर निर्भर है।

प्रक्रिया को पूरा करने के लिए बस समापन कोष्ठक ")" टाइप करें और आपको पांच संख्याओं का औसत प्राप्त होगा। जैसा कि आप देख सकते हैं, यह प्रक्रिया SUM () प्रक्रिया और अन्य कार्यों के समान है। एक बार जब आप एक फ़ंक्शन को हैंग कर लेते हैं, तो अन्य आसान हो जाएंगे।

COUNTIF() फ़ंक्शन

मान लीजिए कि हम यह गिनना चाहते हैं कि डेटा सेट में कोई निश्चित संख्या कितनी बार दिखाई देती है। सबसे पहले, आइए इस फ़ंक्शन के लिए अपनी फ़ाइल तैयार करें ताकि हमारे पास गिनने के लिए कुछ हो। आपके पास A6 में मौजूद किसी भी सूत्र को हटा दें। अब, या तो A1 को A5 के माध्यम से कॉपी करें और A6 से शुरू करके पेस्ट करें या बस नीचे की ओर जाने वाली कोशिकाओं में A6 से शुरू होने वाले समान नंबर टाइप करें और 1 का मान और फिर A7 के साथ 2, आदि।

अब, A11 में अपना फंक्शन/फॉर्मूला शुरू करते हैं। इस मामले में, हम "=COUNTIF(." टाइप करने जा रहे हैं।  फिर, हम सेल A1 से A10 का चयन करेंगे।

सुनिश्चित करें कि आप "COUNTIF" टाइप करते हैं या चुनते हैं और अन्य COUNT जैसे कार्यों में से एक नहीं है या हमें वही परिणाम नहीं मिलेगा।

Before we do like we have with our other functions, and type the closing parenthesis “)” we need to answer the question of criteria and type that, after a comma “,” and before the parenthesis “).”

What is defined by the “criteria?”  That is where we tell Excel what we want it to count (in this case).  We typed a comma and then a “5” and then the closing parenthesis to obtain the count of the number of fives (5) that appear in the list of numbers.  That result would be two (2) as there are two occurrences.

CONCAT or CONCANTENATE() Function

Similar to our example using just the ampersand ( &) in our formula, you can combine cells using the CONCAT() function. Go ahead and try it, using our same example.

Type your first name in A1 and your last name in B1.  Then, in C1 type CONCAT(A1, “ “ , B1).

You will see that you get the same result as we did with the ampersand (&).  Many people use the ampersand because it is easier and less cumbersome but now you see that you also have another option.

Note:This function may be CONCANTENATE in your version of Excel.  Microsoft shortened the function name to just CONCAT and that tends to be easier to type (and remember) in the later versions of the software.  Fortunately, if you start typing CONCA in your formula bar (after the equals sign), you will see which version your version of Excel uses and can select it by clicking on it with the mouse..

Remember that when you start to type it, to allow your version of Excel to reveal the correct function, to only type “CONCA” (or shorter) and not “CONCAN” (as the start for CONCANTENATE) or you may not see Excel’s suggestion since that is where the two functions start to differ.

Don’t be surprised if you prefer to use the merge method with the ampersand (&) instead of CONCAT(). That is normal.

If/Then Formulas

Let’s say we want to use an If/Then Formula to identify Discount (sort of a second discount) amount in a new column in our Example Excel file.  In that case, first we start by adding a column and we are adding it after Column F and before Column G (again, in our downloaded example file).

Now, we type in the formula. In this case, we type it in F2 and it is “=IF(E2>25000, “DISCOUNT 2”). This fulfills what the formula is looking for with a test (E2 greater than 25k) and then a result if the number in E2 passes that test (“DISCOUNT 2”).

Now, copy F2 and paste in the cells that follow it in the F column.

The formula will automatically adjust for each cell (relative cell referencing), with a reference to the appropriate cell. Remember that if you do not want it to automatically adjust, you can precede the cell alpha with a $ sign as well as the number, like A1 is $A$1.

You can see, in the image above, that “DISCOUNT 2” appears in all of the cells in the F2 column.  This is because the formula tells it to look at the E2 cell (represented by $E$2) and no relative cells.  So, when the formula is copied to the next cell (i.e. F3) it is still looking at the E2 cell because of the dollar signs.  So, all of the cells give the same result because they have the same formula referencing the same cell.

Also, if you want a value to show up instead of the word, “FALSE,” simply add a comma and then the word or number that you want to appear (text should be in quotes) at the end of the formula, before the ending parenthesis.

Managing Your Excel Projects

Fortunately, with the way that Excel documents are designed, you can do quite a bit with your Excel Workbooks. The ability to have different worksheets (tabs) in your document allows you to have related content all in one file. Also, if you feel that you are creating something that may have formulas that work better (or worse) you can copy (right-click option) your Worksheets (tabs) to have various versions of your Worksheet.

You can rename your tabs and use date codes to let you know which versions are the newest (or oldest).  This is just one example of how you can use those tabs to your advantage in managing your Excel projects.

Here is an example of renaming your tabs in one of the later versions of Excel. You start by clicking on the tab and you get a result similar to the image here:

If you do not receive that response, that is ok. You may have an earlier version of Excel but it is somewhat intuitive in the way that it allows you to rename the tabs. You can right-click on the tab and get an option to “rename” in the earlier versions of Excel, as well, and sometimes simply type right in the tab.

Excel provides you with so many opportunities in your journey in learning how to use Excel.  Now it is time to go out and use it! Have fun.