संगठनों के सभी दस्तावेज़ों को क्लाउड पर स्थानांतरित करने के सबसे महत्वपूर्ण कारणों में से एक यह है कि साझाकरण और सहयोग को सुलभ बनाया गया है। इसके अलावा, यह कागजी कार्रवाई के साथ-साथ समय को कम करता है, जिससे यह अधिक सुविधाजनक हो जाता है। हालाँकि, उन्हें व्यवस्थित और सुरक्षित रखना एक अन्य कार्य है जिसे संभालने की आवश्यकता है। उस समय आपको क्लाउड पर सभी दस्तावेज़ों से निपटने में मदद के लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर की आवश्यकता होती है।
सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या हैं?
सर्वोत्तम दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ़्टवेयर का उपयोग फर्मों द्वारा कार्य को क्रमबद्ध करने के लिए किया जा सकता है। सभी प्रकार की फाइलों को एक ही स्थान पर प्रबंधित करना एक कार्यप्रवाह में एक योगदान है जो लंबे समय में सभी की मदद करेगा। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली जैसे पीडीएफ रीडर आपको सभी प्रकार की फाइलों को पढ़ने में मदद करता है। इसे विभिन्न प्लेटफार्मों पर आसानी से ऑनलाइन साझा किया जा सकता है। यह एक तरह की दस्तावेज़ प्रणाली है जिसे क्लाउड-आधारित सेवाओं पर ऑनलाइन प्रबंधित करना होता है। कोई भी संगठन जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ पर नज़र रखना चाहता है, उसे निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर में से एक का उपयोग करना चाहिए।
1. ज़ोहो वर्कड्राइव-
ज़ोहो वर्कड्राइव के साथ, अपनी टीम को एक साथ रखें क्योंकि आप कहीं से भी इस पर मौजूद फ़ोल्डर्स को एक्सेस करने के लिए जुड़े रह सकते हैं। सभी दस्तावेजों को ऐसे स्थान पर व्यवस्थित रखें जहां विभिन्न प्लेटफॉर्मों पर पहुंचना आसान हो। इस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ़्टवेयर पर डेटा सुरक्षित है, और यही इसे सर्वश्रेष्ठ में से एक बनाता है। आप उस सेवा का लाभ उठाते हैं जहां फ़ाइलों को एक एन्क्रिप्टेड मॉड्यूल पर स्थानांतरित किया जाता है, जिससे सुरक्षा सुनिश्चित होती है। ज़ोहो सुइट ज़ोहो राइटर, ज़ोहो शो और ज़ोहो शीट के साथ वर्ड डॉक्यूमेंट, स्लाइडशो और स्प्रेडशीट के साथ आता है। प्रत्येक प्रोजेक्ट को एक अलग फ़ोल्डर में व्यवस्थित करें जिसे असाइन किए गए टीम के सदस्यों द्वारा एक्सेस किया जा सकता है। आपकी टीम के सदस्यों के लिए तारीखों के साथ सहेजे गए परिवर्तनों के साथ अपडेट रखें। अलग-अलग टीम स्तरों पर एक्सेस करने, संपादित करने या देखने के लिए अलग-अलग अनुमतियां दें। गतिविधियों की जांच करें, चेक-इन ट्रैक करें और फाइलों के लिए चेक आउट करें।
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<एच3>2. फाइलहोल्ड
FileHold क्लाइंट सर्वर-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पर आसानी से उपयोग किए जाने वाले सर्वोत्तम में से एक है। आप इसे Microsoft सुइट के साथ आसानी से एकीकृत कर सकते हैं जो आपको दूसरों से जुड़ने में मदद करेगा। दस्तावेजों को असीमित संख्या में साझा करें और कागजी कार्रवाई को इकट्ठा करने के लिए आवश्यक सभी जगह बचाएं। यह सभी डेटा एकत्र करने में सक्षम है और इस वातावरण में साझा करना संभव है। फाइलहोल्ड का इस्तेमाल पर्सनल कंप्यूटर, टैबलेट और स्मार्टफोन पर किया जा सकता है। यह Sharepoint पर भी सभी दस्तावेज़ों तक पहुँच को आसान बनाता है। इस दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली की उन्नत सुविधाओं के साथ, आप किसी भी समय कार्यप्रवाह पर नज़र रखने में सक्षम होंगे। केंद्रीकृत प्रणाली दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों को देखने के लिए उपलब्ध रखती है और इस सॉफ्टवेयर में स्मार्ट संरचना के साथ साझा करती है। इस दस्तावेज़ सॉफ़्टवेयर सिस्टम में डेटा के ढेर से किसी भी दस्तावेज़ की तेज़ खोज और पुनर्प्राप्ति से इसके उपयोग की संभावना बढ़ जाती है। विभिन्न दस्तावेज़ मेटा-टैगिंग से अलग किए गए हैं। सहज इंटरफ़ेस में उपयोगकर्ता आसानी से सुविधाओं का उपयोग करते हैं, जैसे कि स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का पता लगाना। दस्तावेजों में परिवर्तन करने के लिए अलग-अलग भूमिकाएँ सौंपी जा सकती हैं, जैसे केवल पढ़ने के लिए, प्रकाशक, आयोजक और कैबिनेट प्रशासक।
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<एच3>3. ओपनकेएम
OpenKM आपके उद्यम के लिए ओपन-सोर्स दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। कार्यप्रवाह को बेहतर बनाने के लिए यह सभी को अनुमति देने के साथ दस्तावेजों का रिकॉर्ड बनाने में आपकी मदद करता है। इसमें Microsoft Office जैसे कई उपयोगों के लिए तृतीय-पक्ष एप्लिकेशन के साथ एकीकरण शामिल है। इस सॉफ़्टवेयर में फ़ाइलों को प्रबंधित करने के लिए वेब इंटरफ़ेस के रूप में सब कुछ ठीक से हिसाब किया जा सकता है।
स्वचालित कैटलॉगिंग उन्नत पूर्वावलोकन के साथ मदद करती है, जिससे आपको व्यापक ऑटोकैड और डीआईसीओएम फाइलों के साथ-साथ विभिन्न फ़ाइल प्रकारों पर एक नज़र डालने में मदद मिलेगी। ऑडिट ट्रायल के लिए समय के साथ-साथ रिकॉर्ड रखने के लिए दस्तावेजों में किए गए बदलावों पर नज़र रखें। संस्करण नियंत्रण टीम प्रबंधकों को यह तय करने में सहायता करता है कि दस्तावेजों के प्रबंधन के लिए किसी विशिष्ट टीममेट को कौन सी भूमिका सौंपी गई है।
यह मेटाडेटा को व्यवसाय के लिए व्यवस्थित रखने के लिए एक प्रकार के दस्तावेज़ों की एक श्रृंखला बनाने के लिए चुनता है। इसे आपके स्मार्टफोन पर आसानी से इस्तेमाल किया जा सकता है क्योंकि यह Android और iOS दोनों डिवाइस को सपोर्ट करता है। आप Firefox, Safari और Chrome से भी चार्ज ले सकते हैं।
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<एच3>4. शेयरप्वाइंट -
शेयरपॉइंट माइक्रोसॉफ्ट का एक और उपयोगी उपकरण है जो एक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चाहते समय बहुत मदद करता है। यह एक वेब-आधारित प्लेटफ़ॉर्म पर Microsoft Office के साथ एकीकृत है और इसलिए अधिकांश फ़ाइल स्वरूपों का समर्थन किया जाता है क्योंकि यह सबसे लोकप्रिय स्वरूपों में से एक है। क्लाउड-आधारित संग्रहण पर सभी दस्तावेज़ों को सुरक्षित रूप से रखने के लिए व्यावसायिक संगठनों द्वारा इसका उपयोग किया जाता है।
ज्यादातर मध्यम आकार और बड़े संगठनों द्वारा इसे Office365, व्यवसाय के लिए Skype, Microsoft Exchange के साथ उपयोग में रखने के लिए उपयोग किया जाता है। यह एक लाइसेंस आधारित व्यवस्था है जो कंपनियों को सामग्री का प्रबंधन करने के लिए मंच प्रदान करती है। यदि आप दस्तावेज़ों के इन-हाउस साझाकरण पर काम करना चाहते हैं तो यह दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और संग्रहण एक अच्छा विकल्प है। एक और प्लस पॉइंट यह है कि आप इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार उपयोग कर सकते हैं और इसे अपने संगठन की आवश्यकताओं के अनुसार अनुकूलित कर सकते हैं। ऐसी सुविधाएँ जोड़ें जो सभी के लिए समझने में आसान हों और कार्यप्रवाह को लाभ पहुँचा सकें।
<एच3>5. ओनलीऑफिस
केवल कार्यालय जिसे पहले टीमलैब के नाम से जाना जाता था, सफल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर में से एक है। इसमें कॉर्पोरेट संचार, मेल और परियोजना प्रबंधन भी शामिल है। यह प्लेटफॉर्म पर ओनलीऑफिस फ़ाइलों को आसानी से साझा करता है और दस्तावेज़ मॉड्यूल में दस्तावेज़ प्रबंधन शामिल होता है। इसमें टेक्स्ट, स्प्रेडशीट और प्रस्तुतियों में विभिन्न प्रकार की फाइलें हैं। इसके अतिरिक्त, प्रोजेक्ट मॉड्यूल पर परियोजनाओं का प्रबंधन करें और कार्य प्रतिनिधिमंडल को सरल बनाएं। चार्ट से सीखें जो विभिन्न चरणों के साथ समय के साथ परियोजनाओं की प्रगति को दर्शाता है। अन्य सुविधाओं में कैलेंडर, सीआरएम, टॉक शामिल हैं। एकीकृत मीडिया फ़ाइलों को प्लेटफॉर्म पर चलाया जा सकता है।
समापन:
दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए उपयोग किए जाने वाले सबसे अच्छे सॉफ़्टवेयर में से एक OpenKM है। इसका उपयोग कंपनियां अपने-अपने तरीके से कर सकती हैं क्योंकि इसे ओपन-सोर्स होने के नाते ढाला जा सकता है। कई सुविधाओं और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस के साथ, ज़ोहो वर्कसूट एक छोटे से मध्यम स्तर की फर्म के लिए एक अच्छा विकल्प हो सकता है।
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