संगठनों द्वारा सभी दस्तावेजों को क्लाउड पर स्थानांतरित करने के सबसे महत्वपूर्ण कारणों में से एक यह है कि साझाकरण और सहयोग सुलभ हो जाता है। इसके अलावा, यह समय के साथ कागजी कार्रवाई को कम करता है, जिससे यह अधिक सुविधाजनक हो जाता है। हालांकि, उन्हें व्यवस्थित और सुरक्षित रखना एक और कार्य है जिसे संभालने की आवश्यकता है। तभी आपको क्लाउड पर सभी दस्तावेजों से निपटने में मदद करने के लिए एक दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर की आवश्यकता होती है।
सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियां क्या हैं?
सर्वश्रेष्ठ दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर का उपयोग फर्मों द्वारा काम को सॉर्ट करने के लिए किया जा सकता है। सभी प्रकार की फाइलों को एक ही स्थान पर प्रबंधित करना एक वर्कफ़्लो में योगदान देगा जो लंबे समय में सभी की मदद करेगा। दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली जैसे PDF रीडर आपको सभी प्रकार की फाइलें पढ़ने में मदद करते हैं। इसे आसानी से विभिन्न प्लेटफार्मों पर ऑनलाइन साझा किया जा सकता है। यह उस प्रकार की दस्तावेज़ प्रणाली है जिसे क्लाउड-आधारित सेवाओं पर ऑनलाइन प्रबंधित किया जाना चाहिए। कोई भी संगठन जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ का ट्रैक रखना चाहता है, उसे निम्नलिखित दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर में से एक का उपयोग करना चाहिए।
1. ज़ोहो वर्कड्राइव (Zoho Workdrive)
ज़ोहो वर्कड्राइव के साथ, अपनी टीम को एक साथ रखें क्योंकि आप कहीं से भी इस पर फ़ोल्डर्स तक पहुंचने के लिए जुड़े रह सकते हैं। सभी दस्तावेजों को एक ऐसी जगह पर व्यवस्थित रखें जो विभिन्न प्लेटफार्मों पर आसानी से पहुंच योग्य हो। डेटा इस दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर पर सुरक्षित है, और यही इसे सर्वश्रेष्ठ में से एक बनाता है। आप उस सेवा का लाभ उठाते हैं जहां फ़ाइलों को एक एन्क्रिप्टेड मॉड्यूल पर स्थानांतरित किया जाता है, जिससे सुरक्षा सुनिश्चित होती है। ज़ोहो सूट ज़ोहो राइटर, ज़ोहो शो और ज़ोहो शीट के साथ वर्ड दस्तावेजों, स्लाइडशो और स्प्रेडशीट के लिए पैक किया जाता है। प्रत्येक प्रोजेक्ट को एक अलग फ़ोल्डर में व्यवस्थित करें जिसे असाइन किए गए टीम सदस्यों द्वारा एक्सेस किया जा सके। अपने टीम सदस्यों के लिए तारीखों के साथ सहेजे गए परिवर्तनों के साथ अपडेट रखें। विभिन्न टीम स्तरों पर एक्सेस, संपादन या देखने के लिए अलग-अलग अनुमतियां दें। गतिविधियों की जांच करें, फ़ाइलों के लिए चेक-इन और चेक-आउट को ट्रैक करें।
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2. फाइलहोल्ड (FileHold)
फाइलहोल्ड क्लाइंट सर्वर-आधारित दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पर आसान उपयोग के लिए सर्वश्रेष्ठ में से एक है। आप इसे माइक्रोसॉफ्ट सूट के साथ आसानी से एकीकृत कर सकते हैं जो आपको दूसरों से जुड़ने में मदद करेगा। इस पर असीमित संख्या में दस्तावेज़ साझा करें और कागजी कार्रवाई एकत्र करने के लिए आपको आवश्यक सभी स्थान बचाएं। यह सभी डेटा एकत्र करने और इस वातावरण में साझाकरण संभव बनाने में सक्षम है। फाइलहोल्ड का उपयोग पर्सनल कंप्यूटर, टैबलेट और स्मार्टफोन पर किया जा सकता है। यह शेयरपॉइंट पर भी सभी दस्तावेजों तक पहुंच को आसान बनाता है। इस दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली पर उन्नत सुविधाओं के साथ, आप किसी भी समय वर्कफ़्लो पर नज़र रखने में सक्षम होंगे। केंद्रीकृत प्रणाली दस्तावेजों के विभिन्न संस्करणों को स्मार्ट संरचना में देखने और साझा करने के लिए उपलब्ध रखती है। इस दस्तावेज़ सॉफ्टवेयर सिस्टम में डेटा के ढेर से किसी भी दस्तावेज़ की तेजी से खोज और पुनर्प्राप्ति इसे उपयोग करने की अधिक संभावना बनाती है। मेटा-टैगिंग से विभिन्न दस्तावेज़ अलग हो जाते हैं। सहज इंटरफेस में उपयोगकर्ताओं को सुविधाओं का आसानी से उपयोग होता है, जैसे स्कैन किए गए दस्तावेज़ों का पता लगाना। दस्तावेज़ों में परिवर्तन करने के लिए विभिन्न भूमिकाएं असाइन की जा सकती हैं, जैसे केवल-पढ़ने के लिए, प्रकाशक, आयोजक, और कैबिनेट प्रशासक।
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3. ओपनकेएम (OpenKM)
ओपनकेएम आपके उद्यम के लिए ओपन-सोर्स दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली है। वर्कफ़्लो को बेहतर बनाने के लिए यह आपको अनुमतियां देकर सभी के साथ दस्तावेज़ों का रिकॉर्ड बनाने में मदद करता है। इसमें कई उपयोगों के लिए थर्ड-पार्टी एप्लिकेशन के साथ एकीकरण शामिल है, जैसे माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस। इस सॉफ्टवेयर में एक वेब इंटरफेस के रूप में फाइलों को प्रबंधित करने के लिए सब कुछ ठीक से हिसाब लगाया जा सकता है।
उन्नत पूर्वावलोकन के साथ स्वचालित कैटलॉगिंग आपको व्यापक ऑटोकैड और DICOM फाइलों के साथ विभिन्न फाइल प्रकारों को देखने में मदद करेगी। ऑडिट ट्रायल के लिए समय के साथ दस्तावेज़ों में किए गए परिवर्तनों पर रिकॉर्ड-कीपिंग के साथ नज़र रखें। संस्करण नियंत्रण टीम प्रबंधकों को यह तय करने में मदद करता है कि दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए एक विशिष्ट टीममेट को कौन सी भूमिका सौंपी गई है।
यह मेटाडेटा को चुनकर एक प्रकार के दस्तावेजों की एक श्रृंखला बनाता है ताकि इसे व्यवसाय के लिए व्यवस्थित रखा जा सके। इसे आपके स्मार्टफोन पर आसानी से उपयोग किया जा सकता है क्योंकि यह एंड्रॉइड और iOS दोनों डिवाइस का समर्थन करता है। आप फ़ायरफ़ॉक्स, सफारी और क्रोम से भी चार्ज ले सकते हैं।
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4. शेयरपॉइंट (Sharepoint)
शेयरपॉइंट माइक्रोसॉफ्ट का एक और उपयोगी टूल है जो दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चाहते समय बहुत मददगार है। यह एक वेब-आधारित प्लेटफॉर्म पर माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस के साथ एकीकृत है और इसलिए अधिकांश फ़ाइल प्रारूप समर्थित हैं क्योंकि यह सबसे लोकप्रिय प्रारूपों में से एक है। इसका उपयोग व्यावसायिक संगठनों द्वारा क्लाउड-आधारित स्टोरेज पर सभी दस्तावेजों को सुरक्षित रखने के लिए किया जाता है।
मुख्य रूप से मध्यम आकार के और बड़े संगठनों द्वारा ऑफिस365, बिजनेस के लिए स्काइप, माइक्रोसॉफ्ट एक्सचेंज के साथ उपयोग में रखने के लिए उपयोग किया जाता है। यह एक लाइसेंस-आधारित व्यवस्था है जो कंपनियों को सामग्री प्रबंधित करने के लिए प्लेटफॉर्म प्रदान करती है। यह दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली और स्टोरेज एक अच्छा विकल्प है यदि आप दस्तावेजों के इन-हाउस शेयरिंग पर काम करना चाहते हैं। एक और प्लस पॉइंट यह है कि आप इसे अपनी आवश्यकताओं के अनुसार उपयोग कर सकते हैं और अपने संगठन की जरूरतों के अनुसार इसे अनुकूलित कर सकते हैं। ऐसी सुविधाएं जोड़ें जो सभी के लिए समझना आसान हो और वर्कफ़्लो को लाभ पहुंचा सकें।
5. ओनलीऑफिस (OnlyOffice)
ओनली ऑफिस जिसे पहले टीमलैब के नाम से जाना जाता था, सफल दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर में से एक है। इसमें कॉर्पोरेट संचार, मेल और प्रोजेक्ट प्रबंधन भी शामिल है। यह प्लेटफॉर्म पर ओनलीऑफिस फाइलों को आसानी से साझा करता है और दस्तावेज़ मॉड्यूल में दस्तावेज़ प्रबंधन शामिल है। इसमें टेक्स्ट, स्प्रेडशीट और प्रेजेंटेशन में विभिन्न प्रकार की फाइलें हैं। इसके अलावा, प्रोजेक्ट मॉड्यूल पर प्रोजेक्ट प्रबंधित करें और टास्क डेलीगेशन को सरल बनाएं। चार्ट से सीखें जो समय के साथ विभिन्न चरणों के साथ प्रोजेक्ट की प्रगति दिखाते हैं। अन्य विशेषताओं में कैलेंडर, CRM, टॉक शामिल हैं। एकीकृत मीडिया फ़ाइलों को प्लेटफॉर्म पर चलाया जा सकता है।
समापन:
दस्तावेज़ों के प्रबंधन के लिए उपयोग किए जाने वाले सर्वश्रेष्ठ सॉफ्टवेयर में से एक ओपनकेएम है। इसे कंपनियों द्वारा उनके संबंधित तरीकों से उपयोग किया जा सकता है क्योंकि यह ओपन-सोर्स होने के कारण ढाला जा सकता है। कई विशेषताओं और उपयोगकर्ता के अनुकूल इंटरफेस के साथ, ज़ोहो वर्कसुइट छोटी से मध्यम पैमाने की फर्म के लिए एक अच्छा विकल्प हो सकता है।
कृपया नीचे टिप्पणी अनुभाग में दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली सॉफ्टवेयर के लिए सूची से अपने चयन के बारे में हमें बताएं। हम उन पर आपके विचारों के साथ-साथ अन्य सॉफ्टवेयर के बारे में भी जानना चाहेंगे यदि आप किसी का उपयोग करते हैं। साथ ही, तकनीकी दुनिया के नियमित अपडेट प्राप्त करने के लिए हमारे न्यूज़लेटर की सदस्यता लें। साथ ही, सोशल मीडिया पर हमें फॉलो करें- फेसबुक, ट्विटर, लिंक्डइन, और यूट्यूब।
