SharePoint Microsoft का सहयोग प्लेटफ़ॉर्म है, Google डिस्क के समान, और भी बहुत कुछ। यह एक ऐसा स्थान है जहां टीम के सदस्य संवाद कर सकते हैं, डेटा का आदान-प्रदान कर सकते हैं और एक साथ काम कर सकते हैं; एक साझा फ़ाइल भंडार, ब्लॉग, वेब सामग्री प्रबंधन प्रणाली और एक इंट्रानेट।
इस आलेख में दी गई जानकारी और निर्देश SharePoint Online, SharePoint Server 2019, SharePoint Server 2016, SharePoint Foundation 2013, SharePoint Server 2013 Enterprise, SharePoint Foundation 2010 और SharePoint Server 2010 पर लागू होते हैं।
एक बेहतर फ़ाइल ड्राइव के रूप में SharePoint
कुछ साल पहले, अत्याधुनिक Microsoft सहयोग के दो घटक थे:एक्सचेंज, जो ईमेल और साझा कैलेंडर को संचालित करता था, और नेटवर्क फ़ाइल ड्राइव। आपको याद होगा कि इन ड्राइवों में "S" और "X" जैसे ड्राइव अक्षर थे, जिनमें वे फ़ाइलें थीं जिन्हें आपकी पूरी टीम एक्सेस कर सकती थी, लेकिन एक समय में केवल एक ही व्यक्ति उन्हें संपादित कर सकता था। वर्कअराउंड के रूप में, आप उन्हें अपनी स्थानीय मशीन पर कॉपी कर सकते हैं और वहां संपादित कर सकते हैं। इससे कभी-कभी भ्रम की स्थिति पैदा हो जाती है, बहुत सारी ओवरराइटिंग हो जाती है और फ़ाइल नाम गुप्त हो जाते हैं।
Microsoft ने SharePoint बनाया, जिससे कुछ लाभ मिले:
- फ़ाइल संस्करण :इसका मतलब है कि आपके पास एक "हमारी महत्वपूर्ण रिपोर्ट.डॉक" फ़ाइल हो सकती है। SharePoint "संशोधन 1," "संशोधन 2," आदि का प्रबंधन करेगा। यह एक टिप्पणी फ़ंक्शन भी प्रदान करता है, ताकि आप वर्णन कर सकें कि संशोधन ने कौन से परिवर्तन पेश किए, उदा। "इसमें हारून की टिप्पणियाँ हैं"।
- चेक-इन/चेक-आउट :किसी उपयोगकर्ता द्वारा किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा किए गए परिवर्तनों से फ़ाइल को लॉक करने की क्षमता। यदि किसी ने किसी अन्य उपयोगकर्ता द्वारा चेक आउट की गई फ़ाइल तक पहुँचने का प्रयास किया है, तो SharePoint उन्हें स्थानीय रूप से इसे डाउनलोड करने के लिए संकेत देगा, लेकिन यह भी चेतावनी देगा कि किए गए कोई भी परिवर्तन वर्तमान उपयोगकर्ता जो कुछ भी कर रहे हैं, उसके साथ तालमेल से बाहर हो सकते हैं। इसने एक सरल कार्यप्रवाह प्रदान किया जहां कम से कम किसी को दूसरे व्यक्ति के समाप्त होने तक प्रतीक्षा करनी चाहिए। अधिक हाल के संस्करण भी फ़ाइल के खाली होने पर किसी व्यक्ति को सूचित करने की पेशकश करते हैं।
- शक्तिशाली अनुक्रमण और खोज :यह एक आधारशिला विशेषता बन गई क्योंकि दुनिया हर चीज को गूगल करने की आदी हो गई। वे दिन लद गए जब आपको फ़ोल्डरों के एक दर्जन स्तरों के माध्यम से खुदाई करने की आवश्यकता होती थी और आशा है कि आपने उन्हें ठीक से याद किया होगा।
- एक वेब इंटरफ़ेस :इसने बेहतर खोज के साथ मिलकर SharePoint को एंटरप्राइज़ सामग्री पर सहयोग करने के लिए वन-स्टॉप शॉप बना दिया।
- Windows Apps के साथ एकीकरण :फ़ाइल . का उपयोग करके SharePoint से फ़ाइल प्राप्त करने की क्षमता> खोलें माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस जैसे विंडोज़ प्रोग्राम में देखे जाने वाले डायलॉग्स।
एक चतुर चाल में, Microsoft ने पुरानी फ़ाइल ड्राइव अवधारणा को भी बरकरार रखा, जिसका अर्थ है कि आप अपने "X" ड्राइव से एक एक्सेल फ़ाइल खोल सकते हैं, इसे संशोधित कर सकते हैं, फिर इसे पहले की तरह सहेज सकते हैं। हालाँकि, पृष्ठभूमि में, SharePoint आपके लिए फ़ाइल की जाँच करेगा, फिर इसे वापस जाँचेगा और इसे आपके लिए संस्करणित करेगा। ये सुविधाएँ अभी भी मौजूद हैं और अच्छी तरह से काम करती हैं, लेकिन SharePoint आज केवल एक फैंसी फ़ाइल ड्राइव से कहीं अधिक है।
Microsoft 365 और SharePoint सहयोग प्लेटफ़ॉर्म
जैसे ही Google, Apple, DropBox, और अन्य ने अपनी क्लाउड सेवाओं की क्षमताओं में सुधार किया, Microsoft अपने आप काम कर रहा था। स्काईड्राइव (अब वनड्राइव) नामक एक नई फ़ाइल-साझाकरण सेवा ने साधारण फ़ाइल साझाकरण को संभाला। इसके साथ, SharePoint Microsoft के 365 उत्पाद का एक महत्वपूर्ण घटक बन गया, जिसने क्लाउड-आधारित सहयोग को Office की सदस्यता-आधारित पहुँच के साथ जोड़ा।
SharePoint एक वेब सामग्री प्लेटफ़ॉर्म है, लेकिन ठीक उसी तरह से वर्डप्रेस या स्क्वरस्पेस नहीं है जिसे आप शायद इस शब्द से जोड़ते हैं। आप पेज बनाने और उन्हें वेबसाइट के रूप में प्रकाशित करने के लिए शेयरपॉइंट का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन आप एक विभाग टीम के लिए एक साइट भी बना सकते हैं, फिर उसमें वेब पार्ट्स छोड़ सकते हैं जिसमें घोषणाओं वाला ब्लॉग, एक्सचेंज से टीम के सदस्यों की एक सूची, एक पुस्तकालय शामिल हो सकता है। दस्तावेज़ों की, और एक्सेल कार्यपुस्तिका द्वारा संचालित डेटा का एक ग्रिड।
एक सार्वजनिक वेब सीएमएस के रूप में, यह पर्याप्त था, लेकिन एक इंट्रानेट के रूप में जो कॉर्पोरेट डेटा के टुकड़े दिखा सकता था, यह बहुत अच्छा था।
आज SharePoint क्या है?
आज का शेयरपॉइंट अपनी ताकत पर बनाता है और विंडोज, मैकओएस, एंड्रॉइड, आईओएस और वेब ब्राउज़र के साथ संगत है। यह साइट की समान अवधारणा को बरकरार रखता है, लेकिन हाल के संस्करणों ने उस साइट पर ऐप्स जोड़ने की क्षमता पेश की है। तीसरे पक्ष के डेवलपर्स के पास एक मार्केटप्लेस भी है जिसमें वे अपना खुद का मार्केटप्लेस पेश कर सकते हैं।
SharePoint आपकी टीम के लिए एक घरेलू आधार की तरह है जहाँ आप फ़ाइलें, चर्चाएँ, घोषणाएँ, और किसी भी अन्य प्रकार के सहयोग की कल्पना कर सकते हैं जिसकी आप कल्पना कर सकते हैं।
SharePoint का उपयोग कैसे करें के लिए युक्तियाँ
- शेयरपॉइंट Microsoft 365 के हिस्से के रूप में उपलब्ध है, लेकिन केवल व्यावसायिक खातों के लिए। उस ने कहा, इन खातों को कम से कम $5/माह के लिए रखा जा सकता है।
- शेयरपॉइंट में केंद्रीय अवधारणा एक साइट है। आपको पहले एक साइट सेट करने की आवश्यकता है, फिर आप उसमें सामग्री या विजेट जोड़ सकते हैं।
- जबकि शेयरपॉइंट वर्डप्रेस की तरह एक सीएमएस हुआ करता था, जहां आप सामग्री इनपुट करते हैं और इसे एक सार्वजनिक वेबसाइट पर प्रकाशित किया जाता है, माइक्रोसॉफ्ट 365 संस्करण को आमतौर पर सहयोग स्थान के रूप में उपयोग किया जाता है।