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आउटलुक में ऑफिस से बाहर के प्रत्युत्तरकर्ता को ईमेल कैसे सेट करें

जब आप दो सप्ताह की छुट्टी को व्यस्त कार्य जीवन के साथ जोड़ते हैं तो आपको क्या मिलता है? एक बार जब आप घर लौटते हैं तो एक विशाल परियोजना आपकी प्रतीक्षा कर रही है - बस उन सभी ईमेलों के माध्यम से जा रही है! प्रतीक्षा करें - आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस रिस्पॉन्डर को सक्षम क्यों न करें और उनमें से कुछ प्रतिक्रियाओं को आपके लिए स्वचालित करें?

यहां MakeUseOf में, हमने यह कवर किया है कि इसे Gmail में कैसे किया जाता है, जैसे टीना के अवकाश प्रतिक्रिया निर्देश, और ईमेल फ़िल्टर का उपयोग करके मार्क द्वारा इसे करने का तरीका। एक क्लाइंट जिसे हमने अभी तक कवर नहीं किया है वह है आउटलुक। दुर्भाग्य से, जीमेल के विपरीत, आउटलुक डॉट कॉम का मुफ्त संस्करण कार्यालय से बाहर प्रतिक्रिया सुविधा प्रदान नहीं करता है। हालांकि, अगर आपके पास आउटलुक 2010 और एमएस एक्सचेंज सर्वर पर एक खाता है - जो कई कंपनियां कर्मचारियों को प्रदान करती हैं - तो आप भाग्यशाली हैं।

आउटलुक में आउट ऑफ ऑफिस प्रत्युत्तर का उपयोग करना

Microsoft ने एक स्वचालित प्रणाली स्थापित करना बेहद सरल बना दिया है जो आपके कार्यालय से दूर रहने के दौरान आपको ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति को तुरंत प्रतिक्रिया भेजेगी। इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यह सिर्फ 24 घंटों के दौरान या 2 सप्ताह की छुट्टी के दौरान है, आप आउटलुक क्लाइंट को ठीक उसी तरह से प्रतिक्रिया देने के लिए कॉन्फ़िगर कर सकते हैं जैसे आप इसे चाहते हैं, और ठीक उसी समय के लिए जिसकी आपको आवश्यकता है।

Outlook 2010 में इन सेटिंग्स को प्राप्त करने के लिए, Windows लोगो बटन के अंतर्गत, जानकारी का चयन करें। यहां, आपको एक बड़ा बटन दिखाई देगा जिस पर एक दरवाजे और एक तीर आइकन के साथ "स्वचालित उत्तर" लिखा होगा।

आउटलुक के आउट ऑफ ऑफिस टूल को लॉन्च करने के लिए ऑटोमैटिक रिप्लाई बटन पर क्लिक करें। आप जो पॉप-अप विंडो देखेंगे, वह आपकी सोच से कहीं अधिक उन्नत है। पहली नज़र में, यह "स्वचालित उत्तर भेजें" को सक्षम करने का एक त्वरित तरीका है और बस एक त्वरित नोट टाइप करें कि आउटलुक स्वचालित रूप से आपकी ओर से आपको ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति को भेज देगा।

हालांकि, करीब से निरीक्षण करने पर, आप देखेंगे कि यहां देखने की तुलना में बहुत अधिक कार्यक्षमता है।

सबसे पहले, आप ऑटो-रिप्लाई सुविधा को सक्षम करने के लिए एक विशिष्ट तिथि सीमा निर्धारित कर सकते हैं, ताकि जब आप अपनी छुट्टी से वापस आएं, तो आपको इसे बंद करने के लिए याद रखने की चिंता न करनी पड़े!

आप यह भी देखेंगे कि दो टैब हैं। बाईं ओर केवल उन लोगों के लिए ऑटो-रिप्लाई सेट करना है जो आपको कंपनी के अंदर से ईमेल करते हैं।

बाईं ओर स्थित टैब वह जगह है जहां आप अपने निगम के बाहर से आपको ईमेल करने वाले किसी भी व्यक्ति के लिए एक विशिष्ट उत्तर सेट कर सकते हैं।

ईमेल नियम सेट करना

आप इस विंडो के निचले भाग में देखेंगे, "नियम..." लेबल वाला एक छोटा सा दिखने वाला छोटा बटन है

यह बटन वास्तव में काफी महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपको आगे परिभाषित करने देता है कि विशिष्ट लोगों, विषय या मुख्य भाग में शब्दों को परिभाषित करके या ईमेल को सीधे भेजा गया था या CC'd करके आउटलुक ऑटो-रिप्लाई कैसे करेगा।

आप यहां बहुत विशिष्ट नियम बना सकते हैं। उदाहरण के लिए, आप एक नियम बना सकते हैं कि यदि आपकी माँ आपको ईमेल करती है, तो आप उस ईमेल को उस व्यक्तिगत खाते में अग्रेषित कर सकते हैं, जिसकी आप अपनी छुट्टी के दौरान निगरानी करेंगे (या अपनी माँ के साथ अपने संबंधों के आधार पर इसे सीधे ट्रैश में भेज सकते हैं)।

जब आप "उन्नत..." बटन पर क्लिक करते हैं तो यह और भी दिलचस्प हो जाता है।

यहां, आप इस बारे में अधिक विशिष्टताओं को परिभाषित कर सकते हैं कि आप मानक ऑटो-रिप्लाई की तुलना में अलग तरीके से किन संदेशों का उत्तर देना चाहते हैं। आप संदेशों को एक निश्चित आकार के ऊपर या नीचे चुन सकते हैं, जब वे प्राप्त हुए थे, उनका महत्व स्तर और बहुत कुछ।

ईमेल नियमों के साथ कार्यालय से बाहर उत्तरदाता बनाएं

सैकत ने पहले आउटलुक फिल्टर का उपयोग करने के लिए कुछ सुझाव दिए थे, और जैक ने Google, हॉटमेल और याहू फिल्टर के लिए भी ऐसा ही किया था। यदि आप इसके बारे में सोचते हैं, तो कार्यालय से बाहर प्रत्युत्तर वास्तव में इसका एक वैकल्पिक संस्करण है कि यदि आप नियमों को प्रबंधित करें पर क्लिक करते हैं तो आप क्या कर सकते हैं। आउटलुक मेनू से।

नियम विज़ार्ड का उपयोग करते हुए, "एक विशिष्ट डेटा अवधि में प्राप्त" संदेशों की जांच करने के लिए विकल्प पर स्क्रॉल करें।

उस तारीख की अवधि को उस समय के रूप में परिभाषित करें जब आप छुट्टी पर जाते हैं, जिस क्षण से आप घर लौटने की योजना बनाते हैं।

अंत में, आपको केवल यह परिभाषित करना है कि आने वाले संदेशों के इस मानदंड को पूरा करने पर आप कौन सी प्रतिक्रिया या कार्रवाई करना चाहते हैं, और आपके पास अनिवार्य रूप से कार्यालय से बाहर उत्तरदाता है!

जैसा कि आप देख सकते हैं, ऐसा कोई कारण नहीं है कि जब आप छुट्टी पर हों तब भी आप ईमेल का जवाब नहीं दे सकते हैं! आपको बस इतना करना है कि आउटलुक को यह बताने के लिए समय निकालें कि आप इसे अपने लिए कैसे प्रतिक्रिया देना चाहते हैं, और लोग सोचेंगे कि आप उतने ही उत्पादक हैं जितने आप कभी थे, यहां तक ​​​​कि आप समुद्र तट पर बैठकर मार्जरीटा की चुस्की ले रहे थे।

आप किन रचनात्मक तरीकों से आउटलुक के आउट ऑफ ऑफिस प्रत्युत्तर का उपयोग करते हैं? बताने के लिए कुछ अच्छी युक्तियाँ या कहानियाँ हैं? उन्हें नीचे टिप्पणी अनुभाग में साझा करें!


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