कभी-कभी आपको जानकारी भेजने या कार्य अपडेट ईमेल करने की आवश्यकता होगी, लेकिन समय सही नहीं है। अपने कार्यप्रवाह को खराब करने और उसे स्थगित करने के बजाय, आप आउटलुक की विलंब वितरण सुविधा का उपयोग कर सकते हैं और अपने आउटपुट के बारे में होशियार हो सकते हैं।
आउटलुक की देरी डिलीवरी क्या है?
आउटलुक का डिले डिलीवरी फंक्शन आपको यह तय करने की अनुमति देता है कि आप किसी विशेष ईमेल को उसके प्राप्तकर्ताओं को तुरंत भेजने के बजाय कब भेजना चाहते हैं। यह एक उपयोगी टूल है जो आपके शेड्यूल से समझौता किए बिना आपको मानसिक शांति प्रदान कर सकता है।
डिलीवर डिलीवर का उपयोग करने के लिए, बस इन चरणों का पालन करें:
- नया ईमेल क्लिक करें .
- अपना ईमेल लिखने और प्राप्तकर्ताओं को इनपुट करने के बाद, विकल्प . पर जाएं टैब।
- वितरण में देरी पर क्लिक करें .
- वितरण विकल्प के अंतर्गत , पहले डिलीवर न करें . के आगे स्थित चेक बॉक्स पर क्लिक करें .
- एक समय का चयन करें और तारीख कि आप चाहते हैं कि आपका ईमेल बाहर भेजा जाए।
- बंद करें क्लिक करें .
- ईमेल पर, भेजें . क्लिक करें .
भेजें . क्लिक करने के बावजूद , आपका ईमेल आपके द्वारा निर्दिष्ट समय और तारीख तक नहीं भेजा जाएगा। अब आइए देखें कि आप इसका उपयोग क्यों करना चाहेंगे।
दो-मिनट के कार्य नियम
दो मिनट के कार्य नियम में कहा गया है कि यदि आपके एजेंडे में कोई कार्य है जिसे पूरा करने में आपको केवल दो मिनट लगेंगे, तो आपको इसे अपनी टू-डू सूची में डालने के बजाय अभी करना चाहिए। यह एक त्वरित और आसान प्राथमिकता वाला टूल है, लेकिन आगे क्या होता है, इसका हिसाब नहीं रखता।
यदि दो मिनट का कार्य एक ईमेल है जिसे आपको भेजने की आवश्यकता है, तो आपको इससे प्रतिक्रियाएँ प्राप्त हो सकती हैं कि आपके पास अनुवर्ती कार्रवाई करने का समय नहीं है, और यह आपकी टू-डू सूची पर समाप्त होता है, वैसे भी। इससे बचने के लिए, आप कार्य को पूरा करने के लिए विलंब वितरण का उपयोग कर सकते हैं और जब आप जानते हैं कि आपके पास अपने कार्यदिवस में किसी भी प्रतिक्रिया में भाग लेने के लिए जगह है तो इसे भेज दें।
आप मतदान बटनों का उपयोग करें . के बगल में स्थित टिक बॉक्स का चयन भी कर सकते हैं वितरण में देरी . पर गुण विंडो यदि आप अपने सहयोगियों से सरल प्रतिक्रिया चाहते हैं, जैसे A सहमत, असहमत, शायद ।
घोषणाएं भेजना
आपको ईमेल के माध्यम से एक घोषणा करने की आवश्यकता हो सकती है जिसे एक विशिष्ट समय पर भेजने की आवश्यकता होती है। शायद आप किसी विशिष्ट तिथि या समय सीमा पर प्रतीक्षा कर रहे हैं, और उस दौरान आप कार्यालय से बाहर होंगे या छुट्टी पर होंगे।
किसी सहकर्मी को इसे आपके लिए भेजने या समय से पहले भेजने के लिए समय बर्बाद करने के बजाय, विलंब वितरण आपके लिए लॉग इन किए बिना इसे कर सकता है। फिर, जब आप कार्यालय में वापस आते हैं, तो हर कोई पहले से ही होगा गति पर। विलंब वितरण गुण . पर , आपको महत्व . चुनने का विकल्प भी मिलता है ड्रॉप-डाउन सूची, उच्च, निम्न . के विकल्प के साथ , और सामान्य ।
अपने प्रतिक्रिया समय को प्रबंधित करना
चीजों को तेजी से और प्रभावी ढंग से करना आपके कौशल का एक प्रमाण है; दुर्भाग्य से, प्रबंधक और सहकर्मी अक्सर अधिक काम भेजकर इसका लाभ उठाते हैं। अगर आप अपने काम करने के तरीके को बदलना नहीं चाहते हैं, तो आप अपनी उपलब्धता के बारे में दूसरों की अपेक्षाओं को प्रबंधित करने के लिए अपने ईमेल में देरी कर सकते हैं।
वैकल्पिक रूप से, यदि आपको किसी प्रोजेक्ट के बारे में कई अपडेट भेजने की आवश्यकता है, तो आप टिक बॉक्स . पर क्लिक कर सकते हैं के बाद समाप्त हो जाता है, जो समाप्ति तिथि बीत जाने के बाद संदेश शीर्षक पर स्ट्राइक-थ्रू डाल देगा। यह आपको और आपके सहकर्मियों को बताएगा कि यह ईमेल अब प्रासंगिक नहीं है, और आप आवश्यकतानुसार हटा सकते हैं।
अपने समय को बेहतर ढंग से प्रबंधित करने में देरी
अच्छे समय-प्रबंधन का अभ्यास करने का अर्थ कभी-कभी जल्दबाजी से आगे निकलने के लिए अपडेट और प्रतिक्रियाओं में देरी करना होता है, और यह आपको प्रतिक्रियाशील कार्य से सक्रियता की ओर धकेल सकता है।
अनिवार्य रूप से, आउटलुक में डिले डिलीवरी का उपयोग करने से आपको इस ज्ञान में शांत रहते हुए कि कार्य पूरा हो गया है, आपको अपनी प्रतिक्रिया पर नियंत्रण देता है।